Dữ liệu khách sạn nằm trong phần mềm quản lý khách sạn PMS là yếu tố rất quan trọng để vận hành, khai thác trong suốt quá trình hoạt động. Dữ liệu khách sạn bao gồm thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, thông tin thẻ thanh toán của khách, các thiết đặt về giá phòng, dịch vụ, và các quy trình vận hành một cơ sở trên PMS. Các dữ liệu này bắt đầu từ khi khách sạn đi vào hoạt động và sẽ theo suốt trong quá trình hoạt động của khách sạn.Cho dù được lưu trữ trên đám mây, tại cơ sở hay trong một trung tâm dữ liệu tự quản lý, việc quản lý các rủi ro bảo mật của bạn phải là ưu tiên hàng đầu của CNTT để giữ an toàn cho dữ liệu của bạn và khách của bạnBảo mật dữ liệu đã được giám sát chặt chẽ hơn đối với tất cả các doanh nghiệp trong những năm gần đây, với các khoản tiền phạt và hình phạt lớn hơn đối với cho các vi phạm dữ liệu. Vấn đề này chỉ phức tạp hơn khi các giao dịch kỹ thuật số được ưu tiên hơn các trao đổi vật lý và quan hệ đối tác bên thứ ba trở nên quan trọng hơn để duy trì hoạt động. Việc chọn đối tác và môi trường lưu trữ phù hợp cho tài sản của bạn có thể phức tạp, nhưng hệ thống phần mềm quản lý khách sạn (PMS) được chọn sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc bảo mật dữ liệu bí mật của bạn.Bảo vệ dữ liệu của khách cũng quan trọng không kém việc bảo vệ an toàn thân thể của họ, nhưng vẫn còn rất nhiều nhầm lẫn về mức độ trách nhiệm của chủ khách sạn trong việc bảo vệ dữ liệu của khách. Thật dễ hiểu tại sao, với nhiều cách để lưu trữ và truy cập vào các máy chủ chứa dữ liệu này và cách mà điều này giao nhau với các bên thứ ba.Có hai thành phần của bài toán trên: công cụ đặt phòng được các khách sạn sử dụng và phần mềm quản lý khách sạn PMS thực tế . Vì dữ liệu khách có thể do khách sạn tự lưu trữ, do bên thứ ba quản lý tại chỗ hoặc được xử lý hoàn toàn ngoài trang web, nên các chủ khách sạn sẽ quyết định điều gì phù hợp nhất với cơ sở kinh doanh của họ. Hiểu cách khách sạn của bạn truy cập và lưu trữ dữ liệu khách là chìa khóa để hiểu trách nhiệm pháp lý của họ liên quan đến dữ liệu đó.Hệ thống lưu trữ công cụ đặt phòng trực tuyến của khách sạn đi kèm với sự đầu tư sâu rộng vào công nghệ máy chủ web, cũng như nhiều yêu cầu quản lý CNTT tại địa phương. Vì lý do đó, nhiều chủ khách sạn đã chọn làm việc với các bên thứ ba để lưu trữ công cụ đặt phòng của họ bên ngoài website khách sạn. Tuy nhiên, ngay cả khi dữ liệu khách sạn của bạn nằm ngoài tầm kiểm soát, khách sạn vẫn phải có trách nhiệm kiểm soát đối với các đối tác  đang quản lý dữ liệu của họTrung tâm lưu trữ dữ liệu có được trang bị hệ thống điều hòa và thông gió thích hợp không? Lần cuối cùng các cơ sở được kiểm tra là khi nào? Họ duy trì những chứng chỉ xử lý bảo mật dữ liệu nào? Trung tâm dữ liệu sắp có thông tin này như thế nào? Đây là những yếu tố quan trọng mà tất cả các doanh nghiệp nên biết về việc lưu trữ dữ liệu của họ và bạn cần phải thực hiện trách nhiệm giải trình để chắc chắn rằng dữ liệu của khách của bạn đang nằm trong tay những đơn vị đáng tin cậy.Để luôn được thông báo về tình trạng lưu trữ dữ liệu của tài sản của bạn, các nhà khai thác nên làm quen với việc quản lý tại nơi làm việc trong cơ sở lưu trữ của họ. Yêu cầu thông tin về các chứng nhận của cơ sở lưu trữ cho GDPR , PCA, SOC 2 và các chứng nhận khác. Nó cũng sẽ hữu ích cho việc tìm hiểu những người giám sát việc tung ra các bản cập nhật cho các máy khách sạn của bạn, cũng như các quy tắc tường lửa, yêu cầu chống vi-rút và hơn thế nữa.Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý resortHình thành mối quan hệ với quản trị viên mạng của bạn là chìa khóa vì mọi quan hệ đối tác trong lĩnh vực này là duy nhất. Tùy thuộc vào thỏa thuận, việc lưu trữ và bảo mật dữ liệu cho các khách sạn có thể chủ yếu được tự động hóa hoặc các khách sạn có thể tự quản lý một số quy trình. Trong một số trường hợp, các khách sạn được kỳ vọng sẽ tự tạo ra trung tâm dữ liệu của riêng họ và tự quản lý nó - mặc dù điều này là không mong muốn nếu không có cơ sở hạ tầng và đội ngũ CNTT phù hợp ở khách sạn hoặc cấp công ty. Với một loạt các dịch vụ sẵn có, các nhà khai thác cần chắc chắn rằng họ biết ai đang làm gì, từ việc sao lưu thông tin đến việc quản lý hàng ngày các máy chủ cơ sở dữ liệu.Bất kể khách sạn lưu trữ dữ liệu của mình như thế nào, các nhà khai thác sẽ luôn phải chịu trách nhiệm bảo mật dữ liệu đó ở một mức độ nào đó. Điều này đặc biệt đúng đối với việc tuân thủ PCI , vì các khách sạn vẫn xử lý thẻ tín dụng đúng cách và lưu trữ tốt dữ liệu thẻ của khách tại địa phương. Các quan hệ đối tác dưới bất kỳ hình thức nào cũng không ngăn cản các nhà điều hành khách sạn quản lý mạng cục bộ của họ. Điều này rất quan trọng vì khách sạn có nhiều thiết bị dùng chung in ấn, kết nối internet, email, Bluetooth, v.v. Các nhà khai thác phải biết nơi mà trách nhiệm của đối tác của họ kết thúc và của họ bắt đầu từ đâu.Ví dụ: dịch vụ dữ liệu có người thuê, như thị trường nhà ở, và bạn phải trả tiền để biết liệu bạn có hàng xóm hay không. Các doanh nghiệp có tùy chọn đầu tư vào môi trường lưu trữ chuyên  dụng hoặc mở, với những lợi ích và hạn chế đối với cả hai. Các máy chủ chuyên dụng cho phép triển khai các bản cập nhật phối hợp với các quyết định của nhà khai thác, giữ cho nó tự chủ và cho phép lập lịch trình và chuẩn bị thích hợp.Tùy chọn khác, trong đó nhiều doanh nghiệp chia sẻ một máy chủ lưu trữ duy nhất và một phiên bản ứng dụng duy nhất, là một đề xuất dễ hiểu hơn nhưng nó đi kèm với những điều bất ngờ riêng. Các khách sạn sử dụng các máy chủ này có thể ít lo ngại hơn khi quản lý CNTT, lên lịch nâng cấp hoặc lưu trữ dữ liệu được chia sẻ, nhưng khi máy chủ triển khai bản cập nhật, nó sẽ được thực hiện cho mọi công ty trên môi trường máy chủ dùng chung, cho dù cơ sở kinh doanh của bạn có chuẩn bị cho nó hay không. Những cập nhật bất ngờ như thế này có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc các khía cạnh khác của doanh nghiệp bạn.Nhìn chung, các môi trường được lưu trữ, cho dù nhiều người thuê hay chuyên dụng, đều giảm tải một số hoạt động của nhóm CNTT của bạn theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mức độ tương tác đến từ đối tác dữ liệu của bạn. Việc triển khai được quản lý đầy đủ có thể giúp chủ khách sạn không phải giám sát các bản cập nhật, xem cảnh báo để giám sát mối đe dọa và hơn thế nữa. Các hệ thống này cũng mang lại cho người vận hành lợi ích khi truy cập hệ thống của họ từ bất kỳ đâu, thường xuyên và lý tưởng là thông qua giao diện người dùng dựa trên trình duyệt.Nhu cầu của mọi khách sạn là duy nhất, nhưng Phần mềm quản lý khách sạn PMS bạn chọn cần phải có khả năng hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh của khách sạn. Môi trường lưu trữ PMS của bạn và dữ liệu của khách sẽ cung cấp cho bạn sự tự tin thông qua giao tiếp cởi mở và rõ ràng, cam kết của nhà cung cấp và lựa chọn các tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu độc lập cụ thể của bạn. Một khi bạn hiểu rõ gánh nặng trách nhiệm pháp lý của khách sạn, các nhà điều hành có thể tự do tập trung vào sứ mệnh phục vụ khách của họ.