Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn (PMS - Property Management System) mang lại nhiều lợi ích trong việc tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình vận hành của khách sạn. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tăng hiệu quả:

1. Thiết lập hệ thống ban đầu

• Tạo tài khoản và cài đặt cơ bản: Khi bạn chọn phần mềm quản lý, nhà cung cấp thường hỗ trợ bạn tạo tài khoản và cài đặt ban đầu. Bạn cần cung cấp các thông tin về khách sạn như số lượng phòng, các loại dịch vụ cung cấp (nhà hàng, spa, dịch vụ phòng), giá phòng, và các chính sách.
• Tích hợp kênh đặt phòng (OTA): Kết nối phần mềm với các kênh đặt phòng trực tuyến (Booking.com, Expedia, Agoda). Điều này giúp quản lý và đồng bộ hóa dữ liệu phòng trống và giá trên các kênh này một cách tự động.

Phần mềm quản lý tích hợp kênh đặt phòng trực tuyến

• Thiết lập giao diện đặt phòng trực tiếp: Nếu phần mềm có tích hợp công cụ đặt phòng trực tuyến trên trang web khách sạn, bạn cần kích hoạt và thiết lập hệ thống này.
• Tích hợp hệ thống khóa thẻ từ: Khóa thẻ từ khách sạn khi tích hợp với phần mềm PMS giúp quản lý phòng một cách hiệu quả, bảo mật thông tin khách hàng, tăng tiện ích dịch vụ và giúp khách hàng hài lòng với dịch vụ khách sạn cung cấp.

Phần mềm quản lý tích hợp khóa thẻ từ khách sạn

2. Quản lý đặt phòng

• Theo dõi tình trạng phòng: Tính năng chính của phần mềm quản lý khách sạn là cung cấp bảng điều khiển giúp quản lý tất cả các phòng trong khách sạn theo thời gian thực. Bạn có thể xem danh sách các phòng trống, phòng đã được đặt, và trạng thái phòng (sẵn sàng, đang dọn dẹp, bảo trì).
• Quản lý đặt phòng trực tuyến: Khách hàng có thể đặt phòng trực tuyến qua hệ thống hoặc qua OTA, và các thông tin này sẽ tự động được cập nhật vào phần mềm, giúp tránh tình trạng đặt phòng quá tải (overbooking).
• Điều chỉnh giá phòng: Bạn có thể thay đổi giá phòng theo thời gian thực hoặc thiết lập các mức giá khác nhau theo mùa, ngày lễ, hay dựa vào tỷ lệ đặt phòng.

3. Quản lý thông tin khách hàng

• Lưu trữ và quản lý hồ sơ khách hàng: Mỗi khi khách hàng đặt phòng, thông tin cá nhân của họ sẽ được lưu trữ trong hệ thống. Bạn có thể truy cập lịch sử lưu trú, yêu cầu đặc biệt, sở thích của khách hàng, giúp cá nhân hóa trải nghiệm dịch vụ.
• Chương trình khách hàng thân thiết: Nếu phần mềm có tính năng CRM, bạn có thể tạo và quản lý các chương trình khách hàng thân thiết như tích điểm, giảm giá cho khách hàng quen thuộc.

Phần mềm quản lý giúp quản lý phòng và thông tin khách hàng hiệu quả

4. Quản lý dịch vụ bổ sung (Upsell/Cross-sell)

• Đặt thêm dịch vụ: Phần mềm quản lý khách sạn cho phép nhân viên khách sạn đề xuất các dịch vụ bổ sung như nâng cấp phòng, dịch vụ spa, tour du lịch hoặc đặt ăn uống. Tất cả các dịch vụ này có thể được thêm vào hóa đơn của khách hàng.
• Quản lý nhà hàng và sự kiện: Nếu khách sạn của bạn có nhà hàng hoặc tổ chức sự kiện, phần mềm giúp quản lý đặt bàn, đặt sự kiện, và đồng bộ hóa thông tin với các dịch vụ khác của khách sạn.

5. Quản lý thanh toán và tài chính

• Theo dõi hóa đơn: Phần mềm quản lý giúp tự động tạo và theo dõi hóa đơn của khách hàng. Khi khách trả phòng, tất cả các dịch vụ sử dụng trong suốt thời gian lưu trú sẽ được tổng hợp vào một hóa đơn duy nhất.
• Tích hợp hệ thống thanh toán: Nhiều phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ tích hợp các phương thức thanh toán khác nhau (thẻ tín dụng, ví điện tử, chuyển khoản), giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và tiện lợi.
• Báo cáo tài chính: Phần mềm cung cấp báo cáo doanh thu theo ngày, tháng, hoặc quý, giúp bạn dễ dàng theo dõi tình hình tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh.

Phần mềm quản lý giúp tiết kiệm thời gian quản lý

6. Quản lý nhân sự và hoạt động nội bộ

• Quản lý lịch làm việc của nhân viên: Bạn có thể lên lịch cho nhân viên dọn phòng, lễ tân, bảo trì, và theo dõi tiến độ làm việc của họ. Điều này giúp đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong khách sạn.
• Quản lý bảo trì và dọn phòng: PMS giúp lên lịch và quản lý công việc bảo trì và dọn dẹp phòng. Bạn có thể theo dõi trạng thái của từng phòng (đang dọn dẹp, cần bảo trì, sẵn sàng) để đảm bảo phòng luôn sẵn sàng cho khách mới.

7. Tính năng phân tích và báo cáo

• Phân tích dữ liệu khách hàng: Phần mềm có thể phân tích dữ liệu lưu trú, chi tiêu của khách hàng, và xu hướng đặt phòng để khách sạn đưa ra các chiến lược marketing và dịch vụ phù hợp.
• Báo cáo doanh thu và hiệu suất: Bạn có thể xem báo cáo chi tiết về doanh thu, tỷ lệ lấp đầy phòng, và các dịch vụ bổ sung để đánh giá hiệu quả hoạt động của khách sạn.

Phần mềm quản lý đưa ra báo cáo chi tiết

8. Hỗ trợ và bảo mật

• Hỗ trợ kỹ thuật: Phần mềm quản lý khách sạn thường đi kèm với dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, giúp giải quyết các vấn đề khi hệ thống gặp sự cố.
• Bảo mật thông tin: Dữ liệu khách hàng và tài chính phải được bảo mật. Hầu hết các PMS hiện đại đều tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao để đảm bảo an toàn cho thông tin.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn:

• Tăng hiệu quả quản lý và giảm thời gian xử lý công việc thủ công.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Tối ưu hóa doanh thu thông qua việc quản lý đặt phòng, giá và dịch vụ bổ sung.
• Theo dõi và quản lý tài chính dễ dàng và minh bạch.

Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý, khách sạn có thể tối ưu hóa quy trình hoạt động và cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.