Hệ thống khóa thẻ từ (còn gọi là hệ thống khóa RFID - Radio Frequency Identification) là một giải pháp phổ biến trong ngành khách sạn để quản lý quyền truy cập vào các phòng và khu vực khác. Hệ thống này sử dụng thẻ từ (thẻ RFID) để mở khóa cửa và thường được tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn (PMS) để cung cấp nhiều tính năng tiện ích. Cách tạo thẻ phòng khóa thẻ từ khách sạn yêu cầu các thiết bị và phần mềm chuyên dụng. Dưới đây là quy trình tổng quát để tạo thẻ phòng:

1. Thiết bị cần thiết

- Bộ mã hóa thẻ:

Thiết bị này được sử dụng để lập trình thẻ từ. Các hãng sản xuất phổ biến bao gồm VingCard, Saflok, và Salto. Thường đi kèm khi mua khóa thẻ từ khách sạn

Bộ ghi thẻ khóa thẻ từ Ezibee

- Thẻ từ:

Thẻ RFID có chứa chip từ để lưu trữ thông tin.

Thẻ từ (thẻ RFID)

- Phần mềm quản lý khách sạn (PMS):

Phần mềm này giúp quản lý thông tin phòng, đặt phòng và mã hóa thẻ. Hầu hết các mẫu khóa thẻ chỉ đi kèm phần mềm cài đặt khóa, chưa được tích hợp sẵn phần mềm quản lý PMS, bạn cần phải lựa chọn một phần mềm quản lý nào đó để tích hợp được với loại khóa thẻ từ bạn lựa chọn. 

Phần mềm quản lý tích hợp khóa thẻ từ

Giải pháp: Khóa thẻ từ Ezibee tích hợp sẵn phần mềm quản lý Ezibee PMS đầy đủ tích năng quản lý, phần mềm và khóa được đồng bộ sẵn ngay từ đầu giúp khách hàng vận hành quản lý ổn định, hiệu quả chánh lỗi vặt. 

- Đầu đọc thẻ:

Để kiểm tra và xác nhận thông tin trên thẻ.

2. Quy trình tạo thẻ khóa thẻ từ:

a. Cài đặt phần mềm và thiết bị:

- Cài đặt phần mềm quản lý khách sạn và kết nối máy mã hóa thẻ với máy tính.

b. Cấu hình hệ thống:

- Cấu hình các thông số hệ thống, bao gồm số lượng phòng, mã phòng, và quyền truy cập. Thường thì quản trị viên hoặc nhân viên lễ tân sẽ thực hiện bước này.

c. Đăng nhập và đăng ký thông tin khách hàng:

- Nhập thông tin của khách hàng vào hệ thống PMS, bao gồm tên, ngày đến, ngày đi và các yêu cầu đặc biệt.

d. Lập trình thẻ từ:

- Đặt thẻ từ vào máy mã hóa thẻ và chọn phòng mà khách sẽ ở. Máy mã hóa sẽ ghi dữ liệu cần thiết lên thẻ, bao gồm quyền truy cập vào phòng cụ thể và thời gian hiệu lực.

e. Kiểm tra thẻ:

- Sử dụng đầu đọc thẻ để kiểm tra xem thông tin đã được ghi chính xác chưa. Điều này giúp đảm bảo rằng thẻ hoạt động đúng cách trước khi giao cho khách.

Tạo thẻ phòng cho khách

3. Bảo mật và quản lý:

- Đảm bảo rằng thẻ từ được lưu trữ an toàn và không bị sao chép trái phép. Cũng cần có chính sách rõ ràng về việc cấp và thu hồi thẻ khi khách check-in và check-out.

Quy trình và thiết bị cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào hệ thống khóa thẻ từ mà khách sạn sử dụng. Hi vọng với cách tạo thẻ phòng khóa thẻ từ khách sạn trên đây sẽ giúp bạn rõ hơn về quy trình vận hành hệ thống khóa thẻ từ trong khách sạn.