Quản lý doanh thu hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp nhà nghỉ tối ưu hóa lợi nhuận, kiểm soát chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Ngăn chặn gian lận doanh thu nhà nghỉ là vấn đề quan trọng để duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý. Dưới đây là một số cách cụ thể giúp bạn quản lý doanh thu chặt chẽ tuyệt đối:

1. Sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ

- Tự động hóa quy trình: Phần mềm quản lý nhà nghỉ giúp theo dõi toàn bộ hoạt động từ đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, đến thanh toán một cách tự động và chính xác.

- Tích hợp đa dạng chức năng: Các phần mềm hiện đại thường tích hợp quản lý đặt phòng, kế toán, kiểm soát kho hàng, và báo cáo doanh thu. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong ghi nhận và xử lý dữ liệu.

- Báo cáo doanh thu chi tiết: Phần mềm cung cấp các báo cáo doanh thu chi tiết hàng ngày, tuần, tháng. Bạn có thể dễ dàng so sánh và đánh giá hiệu suất kinh doanh qua từng giai đoạn.

Phần mềm quản lý nhà nghỉ đa nền tảng

2. Đặt quy trình kiểm soát chặt chẽ

- Quy trình kiểm tra doanh thu hàng ngày: Đảm bảo việc kiểm tra doanh thu, giao dịch, và đối chiếu tài khoản hàng ngày. Mọi sự chênh lệch giữa số liệu thu được và báo cáo cần được làm rõ ngay lập tức.

- Đối chiếu tiền mặt với hệ thống: Cuối mỗi ca, lễ tân hoặc nhân viên thu ngân phải kiểm tra và đối chiếu số tiền mặt với số liệu trên hệ thống quản lý. Việc này đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận.

3. Phân chia nhiệm vụ rõ ràng

- Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận: Không nên để một nhân viên làm tất cả các nhiệm vụ từ đón tiếp khách, ghi nhận doanh thu đến quản lý tài chính. Phân công công việc rõ ràng giữa lễ tân, kế toán và quản lý giúp tăng tính minh bạch, ngăn ngừa tình trạng một nhân viên có thể kiểm soát toàn bộ quy trình.

- Phân chia quyền hạn trên hệ thống: Sử dụng phần mềm có chức năng phân quyền để đảm bảo nhân viên chỉ có thể truy cập vào những phần họ được phép thao tác. Việc này giảm thiểu rủi ro nhân viên có thể can thiệp vào số liệu tài chính.

Phân công công việc nhân viên rõ ràng

4. Theo dõi và kiểm tra đột xuất

- Kiểm tra đột xuất: Thực hiện kiểm tra đột xuất về doanh thu, số lượng phòng, và các giao dịch trong ngày để phát hiện kịp thời bất kỳ sự bất thường nào.

- Kiểm tra chéo giữa các bộ phận: Định kỳ tổ chức kiểm tra chéo giữa bộ phận kế toán và lễ tân để đảm bảo sự chính xác trong ghi nhận doanh thu.

5. Sử dụng hệ thống camera giám sát

- Camera giám sát khu vực thu ngân và quầy lễ tân: Lắp đặt hệ thống camera tại các khu vực nhạy cảm như quầy lễ tân, nơi giao dịch với khách hàng. Camera giúp quản lý dễ dàng theo dõi hoạt động của nhân viên và khách hàng, đồng thời răn đe hành vi gian lận.

- Giám sát từ xa: Nhiều hệ thống camera hiện nay cho phép chủ doanh nghiệp giám sát hoạt động từ xa qua điện thoại hoặc máy tính. Điều này giúp chủ nhà nghỉ kiểm tra tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.

6. Giải pháp đột phá lắp đặt hệ thống điện thông minh

Sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ tích hợp thêm hệ thống điện thông minh Ezibee chống thất thoát tuyệt đối. 

- Giải pháp này khi được lắp đặt sẽ tích hợp với hệ thống điện của từng phòng và điều khiển điện từng phòng thông qua phần mềm.

- Khi khách vào nhân viên sẽ buộc phải check in trên phần mềm thì lúc này điện trong phòng mới được cấp để sử dụng, khi chưa check in trên phần mềm thì điện trong phòng sẽ không được cấp, dù bạn có đang sử dụng cả hệ thống khóa thẻ từ, nhân viên sử dụng thẻ master để mở cửa cho khách vào, thẻ từ đó khi cắm vào cốc điện vẫn không có điện.

Giải pháp quản lý chặt chẽ bằng hệ thống điện thông minh Ezibee

Hệ thống này sẽ giúp bạn quản lý chặt chẽ tuyệt đối chống mọi gian lận của nhân viên, kể cả khi họ có bật át bằng tay thì phần mềm vẫn lưu lại và báo cho bạn biết là nhân viên sử dụng át để bật điện phòng. Ngoài ra với chứng năng bật điện dọn phòng theo một khoảng thời gian bạn quy định, khi dọn phòng quá thời gian điện tự động ngắt, giúp bạn đưa nhân viên vào một quy trình chuẩn, tiết kiệm tối đa chi phí điện năng. 

Với việc áp dụng các biện pháp ngăn chặn gian lận doanh thu nhà nghỉ này đặc biệt giải pháp hệ thống điện thông minh Ezibee sẽ giúp bạn quản lý nhà nghỉ của mình một cách chặc chẽ, chống thất thoát doanh thu tuyệt đối và đưa nhân viên vào một quy trình chuẩn chỉ nghiêm ngặt.