Giữ chi phí hoạt động khi kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn trong sự kiểm soát là chìa khóa để giúp doanh nghiệp của bạn thành công. Chi phí cao và hoạt động lãng phí làm giảm tỷ suất lợi nhuận và đe dọa sức khỏe tài chính và khả năng tồn tại lâu dài của doanh nghiệp. Mặt khác, quản lý chi phí hợp lý giúp doanh nghiệp của bạn có khả năng sinh lời và phát triển bền vững. 

Tối ưu nhất là sử dụng giải pháp Quản lý chống giận tiền phòng qua hệ thống điện đóng ngắt phòng tích hợp phần mềm quản lý khách sạn Ezibee để kiểm soát tuyệt đối doanh thu phòng. Video demo sau đây sẽ cho bạn cái nhìn cụ thể:

Trong một hoạt động lý tưởng, chi phí của nhàn nghỉ, khách sạn hoàn toàn phù hợp với nhu cầu nên không bao giờ có bất kỳ sự lãng phí nào. Doanh nghiệp của bạn sẽ cân bằng liền mạch giữa hiệu quả với trải nghiệm của khách, luôn cung cấp mức độ dịch vụ như mong đợi của khách mà không để lại bất kỳ nguồn lực nào bị lãng phí hoặc giữ lại hàng tồn kho dư thừa.

Tất nhiên, việc duy trì sự cân bằng chính xác đó nói dễ hơn làm và không phải lúc nào cũng có thể đoán trước được. Tuy nhiên, với một chút luyện tập và tập trung, bạn có thể cố gắng để giữ thăng bằng tốt hơn. 

Làm thế nào để giảm chi phí vận hành khách sạn của bạn

Bước đầu tiên để giảm chi phí hoạt động và tăng lợi nhuận là theo dõi và quản lý chi phí của bạn. Theo dõi chi phí hoạt động cần thời gian và sự cống hiến, nhưng mỗi cải tiến gia tăng sẽ dựa trên một cải tiến khác và theo thời gian, bạn sẽ thấy lợi nhuận thực sự tăng lên. Bạn cũng có thể sử dụng các báo cáo và phân tích từ một phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn của mình để giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh dựa trên dữ liệu. 

Bắt đầu giảm chi phí cho khách sạn của bạn bằng cách giải quyết các khu vực có tác động cao nhất trước. Đây là những lĩnh vực mà ngay cả một thay đổi nhỏ cũng dẫn đến một cải tiến lớn. Nói chung, điều này có nghĩa là xem xét các chi phí lớn nhất có thể kiểm soát của bạn, bao gồm lao động, năng lượng và tiếp thị, sau đó tìm cách vận hành với hiệu quả cao nhất trong tất cả các hoạt động của bạn.  

1. Kiểm soát chi phí lao động của bạn

Trong hầu hết mọi hoạt động kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn lao động chiếm một phần lớn chi phí của bất kỳ cơ sở nào. Một số nguồn tin nói rằng các khách sạn nên duy trì chặt chẽ chi phí lao động từ 20-25% (không bao gồm lương quản lý), và những người khác nói rằng họ ở mức 50%. Tỷ lệ phần trăm thực tế rất có thể thay đổi tùy theo quy mô, nhưng hầu hết đều đồng ý rằng tỷ lệ phần trăm này cao. 

Lập lịch trình hiệu quả là cách dễ nhất để quản lý chi phí lao động. Nếu bạn thừa nhân lực, thì lịch trình của bạn thực sự đang khiến bạn tốn kém tiền bạc ! Bạn nên sắp xếp cẩn thận cho nhân viên theo nhu cầu dự kiến. Chìa khóa ở đây là hãy nhớ rằng mỗi vị trí có một trình điều khiển nhu cầu khác nhau.

Đào tạo chéo có thể làm giảm chi phí vì nhân viên sử dụng nhiều kỹ năng hơn, gắn bó hơn và có thể làm việc theo ca nhiều hơn. Chuyên gia tư vấn Mark Heymann cho biết : “ Nó cũng củng cố mối quan hệ và hiểu biết sâu sắc hơn giữa các bộ phận khác nhau : “ Các nhân viên sử dụng chéo hiểu rõ hơn tác động của công việc của họ đối với các khía cạnh khác của hoạt động. Nhân viên hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của doanh nghiệp thông qua đào tạo chéo và tác động của họ đối với nhau. ”

Đào tạo chéo tối ưu hóa nguồn nhân sự của bạn để bạn có thể vừa quản lý chi phí lao động trong thời gian bận rộn vừa giữ được tinh thần trong thời kỳ suy thoái, chẳng hạn như mùa thấp điểm hoặc suy thoái kinh tế hoặc khủng hoảng sức khỏe. Nó cũng mang lại lợi ích cho nhân viên vì nó có thể giúp họ phát triển các kỹ năng mới và mở ra cơ hội vươn xa hơn trong sự nghiệ

2. Giảm sử dụng năng lượng 

Giảm mức sử dụng năng lượng có tác động trực tiếp đến lợi nhuận của bạn. Các nhà nghỉ, khách sạn dành khoảng 6% chi phí hoạt động cho các tiện ích, trong đó 35% dành cho chiếu sáng. Bắt đầu với các sáng kiến ​​bền vững với giá cả phải chăng hơn , chẳng hạn như chuyển sang sử dụng bóng đèn tiết kiệm năng lượng và đào tạo nhân viên về cách sử dụng năng lượng thông minh. Ngay cả chiến dịch “tái sử dụng khăn tắm của bạn” cũng có thể có tác động đáng kể đến việc sử dụng điện và nước của bạn. 

Sau đó, xem xét các nâng cấp có thể làm giảm mức sử dụng năng lượng tổng thể của bạn , chẳng hạn như: chi phí vận hành tại nhà nghỉ, khách sạn.  Theo kịp việc bảo trì cơ sở thường xuyên đi đôi với việc tiết kiệm chi phí năng lượng. Tạo một lịch trình đánh giá bảo trì hàng tháng để các phòng và các khu vực chung được kiểm tra thường xuyên. Việc kiểm tra này nên bao gồm việc tìm kiếm các vết nứt và lỗ có thể bịt kín, cũng như bất kỳ vấn đề mới nổi nào có thể được khắc phục trước khi chi phí leo thang. Bảo trì hoãn lại khi liên quan đến những thứ như HVAC cũng có thể thêm nó vào chi phí hoạt động của bạn trong ngắn hạn. 

Bạn cũng có thể áp dụng thêm các sản phẩm công nghệ phần cứng để giúp tiết kiệm chi phí điện năng hơn, như hệ thống khóa thẻ từ, hay đặc biệt là hệ thống điện thông minh giúp cho bạn vừa tiết kiệm chi phí năng lượng vừa giúp bạn quản lý chặt chẽ chống thất thoát tuyệt đối.

3. Dựa vào quản lý doanh thu 

Quản lý doanh thu không phải là một trong những điều đầu tiên xuất hiện khi bạn nghĩ “chi phí vận hành nhà nghỉ, khách sạn”. Là một công cụ theo dõi dữ liệu thị trường địa phương (chẳng hạn như các sự kiện lớn tại địa phương có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ lấp đầy như thế nào) và tỷ lệ của đối thủ cạnh tranh của bạn, nó thường được coi là một công cụ tạo thu nhập, không phải là một công cụ quản lý chi phí. Tuy nhiên, đó là một tài sản có giá trị để tối ưu hóa lợi nhuận của bạn vì nó giúp xác định và quản lý những người đóng góp chi phí lớn nhất, chẳng hạn như hoa hồng và các chi phí phân phối khác.

Hệ thống quản lý doanh thu của bạn cũng tạo ra các dự báo sâu sắc cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho hoạt động của khách sạn của bạn, đặc biệt là về lập kế hoạch nhân viên và quản lý hàng tồn kho. Những dự báo này nêu bật các giai đoạn nhu cầu cao hơn, có nghĩa là bạn có thể cần phải sắp xếp thêm nhân viên và đặt thêm các mặt hàng để hỗ trợ nhu cầu gia tăng này, tất nhiên, tùy thuộc vào mức độ lấp đầy của bạn. Ngược lại, dự báo quản lý doanh thu của bạn có thể tiết lộ mức giảm bất ngờ và nhu cầu để giúp bạn giảm chi phí biến đổi và kiểm soát chi phí lao động.

4. Đánh giá lại các phần mềm của bạn

Chi phí nhanh chóng tăng lên khi nhà nghỉ, khách sạn sử dụng nhiều phần mềm hơn. Đối với các khách sạn nhỏ và độc lập, việc mua tất cả các phần mềm cần thiết để vận hành doanh nghiệp của họ dường như là điều vô cùng tốn kém. Có phần mềm để quản lý tài sản, dọn phòng, quan hệ với khách, quản lý doanh thu, đặt phòng trực tuyến, điểm bán hàng ... danh sách tiếp tục. Nếu bạn sử dụng mười phần mềm từ mười nhà cung cấp khác nhau, thì đó là mười hóa đơn hàng tháng, mười người quản lý tài khoản, mười cơ sở kiến ​​thức và mười lần đau đầu để theo dõi tất cả. 

Để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng hết khả năng của phần mềm, hãy thực hiện kiểm tra công nghệ để xác định phần mềm đã được sử dụng ít hoặc không còn cần thiết nữa. Bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách giảm tổng số nhà cung cấp và chọn một phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn gói các chức năng chính vào một bộ duy nhất.

5. Tối ưu hóa hoạt động tiếp thị của bạn

Tiếp thị là một trong những chi phí biến đổi lớn nhất, hầu hết trong số đó cộng dồn vào chi phí mua lại khách hàng (CAC). Các chủ nhà nghỉ, khách sạn cố gắng đặt phòng ở mức CAC thấp nhất có thể, điều này thường rất khó. Trước tiên, bạn cần hiểu CAC của mình cho từng kênh. Tận dụng các kênh OTA thường tạo ra CAC cao hơn so với đặt phòng trực tiếp. Tuy nhiên, đặt phòng trực tiếp, mặc dù không có hoa hồng, thường có được với chi phí quảng cáo bằng cách sử dụng quảng cáo Google, quảng cáo Facebook hoặc metasearch . 

Mỗi khách sạn nên đa dạng hóa chiến lược tiếp thị của mình, sử dụng cả chiến thuật gửi đến và đi , đồng thời phân phối hàng tồn kho của họ một cách chiến lược trên một số OTA và thị trường trực tuyến. Sự kết hợp lành mạnh giữa danh sách OTA, quảng cáo trên metasearch, quảng cáo trên mạng xã hội, chiến dịch email, quan hệ đối tác với các doanh nghiệp địa phương, v.v. tạo nên một cách tiếp cận tốt.  

Kết luận về Chi phí Hoạt động Khách sạn

Khi bạn xem xét danh sách này và phát triển các chiến lược để giảm chi phí của nhà nghỉ, khách sạn đừng quên xem xét tác động đến dịch vụ khách hàng. Bạn có thể dễ dàng cắt giảm tất cả những thành quả thấp kém mà không lường hết tác động của những đánh giá tiêu cực của khách. 

Với việc lập kế hoạch đầy đủ và thực hiện nhất quán, bạn có thể giảm chi phí hoạt động của khách sạn mà không phải hy sinh dịch vụ. Đó là đôi bên cùng có lợi khi lợi nhuận đáp ứng một hoạt động hợp lý hơn!