Bất kỳ kinh doanh trong một lĩnh vực nào đó, yếu tố lợi nhuận luôn được nhà đầu tư quan tâm và tìm cách giảm tối đa chi phí để có được một lợi nhuận tốt nhất.  Việc giữ chi phí hoạt động của nhà nghỉ, khách sạn luôn được kiểm soát một cách tốt nhất là chìa khóa để giúp bạn có được một lợi nhuận cao nhất. Một quát trình phát triển lý tưởng, là khi chi phí nhà nghỉ, khách sạn hoàn toàn phù hợp với nhu cầu nên không bao giờ có sự lãng phí nào. Vậy làm sao để làm được điều đó, bài viết sau đây sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm để xử lý vấn đề này tốt hơn. 

Video demo giải pháp tối ưu chí phí qua việc ngăn ngừa thất thoát tiền phòng do gian lận của nhân viên do Ezibee xây dựng và cung cấp : 

I. Xác định chi phí hoạt động nhà nghỉ, khách sạn

Những chi phí hoạt động của nhà nghỉ, khách sạn bao gồm bất kỳ phát sinh và chi phí nào liên quan đến việc duy trì và điều hành nhà nghỉ, khách sạn của bạn. Các chi phí này có thể được chia thành hai loại: chi phí cố định (chi phí vẫn giữ nguyên bất kể thay đổi về khối lượng hàng hóa hoặc dịch vụ) và chi phí biến đổi (chi phí dao động liên quan đến khối lượng hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp). 

1. Chi phí cố đinh:  

Những loại chi phí này có thể thay đổi định kỳ nhưng không bị ảnh hưởng hàng ngày:

 Tiền thuê/thế chấp. Đây thường là chi phí cố định lớn nhất của bạn

Chi phí thuế.

Hóa đơn cố định hàng tháng, như cáp và internet.

Lương nhân viên và các chi phí lương khác.

Phí bảo hiểm y tế.

2. Chi phí biến đổi:

Những chi phí này thay đổi tùy theo nhu cầu và hiệu quả hoạt động và do đó bị ảnh hưởng bởi các quyết định hàng ngày.

Tiện ích. Càng nhiều khách, mức sử dụng càng cao, với chi tiêu nhà nghỉ, khách sạn trung bình khoảng 3% đến 5% hoặc có thể nhiều hơn doanh thu cho các tiện ích

Chi phí tiếp thị và phân phối. Bạn sẽ phải trả chi phí nhiều hơn cho các kênh bán phòng trực tuyến khi số lượng khách đặt lớn, và bạn có thể sẽ chi nhiều hơn cho tiếp thị và quảng cáo để thúc đẩy nhu cầu trong thời gian chậm hơn.

Đồ vệ sinh cá nhân và các sản phẩm làm sạch. Nếu nguồn cung cấp được quản lý kém có thể có nghĩa là bạn đang chi tiêu nhiều hơn mức cần thiết để phục vụ nhu cầu hiện tại.

Hàng tồn kho thực phẩm và đồ uống. Nhập quá mức có thể gây lãng phí và tồn kho, trong khi nhập ở mức trung bình hoặc phù hợp nhất với tính hình hoạt động của bạn để tối ưu hoát lợi nhuận của bạn. 

Lao động theo giờ. Trong khi tiền lương có thể được lên kế hoạch và vẫn chủ yếu là cố định, lao động hàng giờ có thể cắt giảm vào lợi nhuận của bạn khi bạn không phù hợp với lao động để nhu cầu và sử dụng nhân viên một cách hiệu quả. 

II. Phải làm thế nào để giảm chi phí vận hành một cách tối ưu nhất. 

Điều đầu tiên bạn cần làm trong việc giảm chi phí hoạt động và tăng lợi nhuận là hãy theo dõi và quản lý chi phí của bạn một cách sát sao hơn. Để hiệu quả hơn trong quá trình theo dõi bạn nên áp dụng công nghệ vào quản lý áp dụng một phần mềm quản lý vào trong quá trình vận hành. Phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn sẽ giúp bạn thống kê lại chi tiết tình hình hoạt động của cơ sở, từ đó giúp bạn có những thông số chi tiết để lên một kế hoạch chi phí tốt hơn. 

Từ những số liêu bạn thu được từ hoạt đông kinh doanh, tiếp theo bạn hãy xem xét giảm các chi phí không cần thiết bằng cách giải quyết những chi phí lớn trước. Có nghĩa là liệt kê ra danh sách chi phí và xem xét các chi phí có lớn nhất của bạn, bao gồm lao động, tiếp thị và sau đó tìm cách giải quyết hiệu quả các vấn đề đó. 

1. Kiểm soát chi phí nhân viên

Một cách tốt để giảm chi phí nhân viên là đào tạo nhân viên trong nhiều vai trò, đặc biệt là các vai trò liên quan đến nhau. Nhân viên được đào tạo chéo có thể làm các công việc khác nhau, chuyển đổi khi cần thiết trong suốt ca làm việc. Ví dụ, một quản gia có thể giúp làm việc trên giặt ủi và một bellman có thể cung cấp dịch vụ phòng. Đào tạo chéo hoạt động cực kỳ tốt trong các tài sản nhỏ hơn, nơi nhân viên có xu hướng hoạt động như một nhóm lớn.

Đào tạo chéo có thể làm giảm doanh thu vì nhân viên sử dụng nhiều kỹ năng hơn, gắn bó và có thể làm việc nhiều ca hơn. Nó cũng làm sâu sắc thêm sự hiểu biết giữa các bộ phận khác nhau. Đào tạo chéo tối ưu hóa nguồn nhân lực của bạn để bạn có thể quản lý chi phí lao động trong thời gian bận rộn và luôn nghiêng về thời kỳ suy thoái, chẳng hạn như mùa thấp điểm hoặc suy thoái kinh tế hoặc khủng hoảng sức khỏe. Nó cũng mang lại lợi ích cho nhân viên vì nó có thể giúp họ phát triển các kỹ năng mới và mở ra cơ hội để tiếp tục sự nghiệp của họ.

2. Giảm sử dụng năng lượng

Giảm sử dụng năng lượng có tác động trực tiếp đến lợi nhuận của bạn. Trung bình các nhà nghỉ, khách sạn dành khoảng 6% - 10% chi phí vận hành cho các tiện ích, trong đó 35% dành cho chiếu sáng. Vì thế bạn nên tìm cách giải quyết vấn đề để tiết kiệm tốt hơn chi phí này. Mộ phương pháp hiện nay đang được nhiều nhà nghỉ, khách sạn áp dụng đó là việc sử dụng thêm hệ thống khóa thẻ từ để đóng ngắt tự động hệ thống điện khi khách ra vào phòng.

Một giải pháp đặc biệt hơn bạn có thể tham khảo đó là sử dụng hệ thống điện thông minh. Hệ thống này sẽ được tích hợp với phần mềm quản lý điều khiển các thiết bị điện trong từng phòng. Khi khách check in điện mới được cấp để sử dụng, khách check out điện tự động ngắt, khách ra ngoài bạn có thể bật tắt điện ngay trực tiếp trên phần mềm, hay chế độ dọn phòng đặc biệt, khi dọn phòng nhân viên bật điện trên phần mềm, thời gian sử dụng điện sẽ do bạn quy đinh, hết thời gian điện tựu động ngắt giúp bạn đưa nhân viên vào một quy trình chuẩn chị chánh lãng phí điện năng không đáng có. Ngoài ra giải pháp này còn giúp bạn chống thất thoát tối đa vì nhân viên phải sử dụng phần mềm để check in cho khách thì điện trong phòng mới được cấp. Giúp bạn quản lý từ xa dễ dàng hiệu quả. 

3. Tối ưu hóa marketing của bạn

Tiếp thị là một trong những chi phí biến đổi lớn nhất, hầu hết trong số đó tập trung vào chi phí quảng cáo online. Các chủ khách sạn cố gắng để có được đặt phòng ở mức chi phí thấp nhất có thể, điều này thường khó khăn. Đầu tiên, bạn cần hiểu chi phí quảng cáo online của mình cho từng kênh. Tận dụng các kênh OTA thường tạo ra chi phí cao hơn so với đặt phòng trực tiếp. Tuy nhiên, đặt phòng trực tiếp, mặc dù không mất hoa hồng và có lợi nhuận cao hơn, thường được mua với chi phí quảng cáo bằng cách sử dụng quảng cáo Google, quảng cáo Facebook 

Mỗi nhà nghỉ, khách sạn nên đa dạng hóa chiến lược tiếp thị của mình, sử dụng cả chiến thuật trong và ngoài nước cũng phân phối phòng trên một số OTA và thị trường trực tuyến. Một sự kết hợp lành mạnh của danh sách OTA, quảng cáo metasearch, khuyến mãi truyền thông xã hội, chiến dịch email, quan hệ đối tác với các doanh nghiệp địa phương, v.v. làm cho một cách tiếp cận tốt.

Với kế hoạch đầy đủ và thực hiện nhất quán, bạn có thể giảm chi phí hoạt động của khách sạn mà không phải hy sinh dịch vụ. Đó là một win-win, nơi lợi nhuận đáp ứng một hoạt động hợp lý hơn!