Việc quản lý kinh doanh nhà nghỉ ngày nay không còn gặp quá nhiều khó khăn trong khâu quản lý, bởi đã có rất nhiều phương pháp công cụ để hỗ trợ, đặc biệt là giải pháp sử dụng phần mềm quản lý để áp dụng vào quản lý nhà nghỉ là điều mà hầu hết chủ đầu tư hiện nay đang lựa chọn sử dụng đầu tiên khi bắt đầu vào kinh doanh. Công nghệ phát triển đã có rất nhiều phần mềm được tạo ra nhưng không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được nhu cầu của chủ đầu tư. Vậy lựa chọn một phần mềm quản lý nhà nghỉ như nào cho phù hợp bài viết sau đây sẽ cho bạn những yếu tố cần thiết nhất để lựa chọn một phần mềm quản lý. 

Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng 

Việc lựa chọn một phần mềm có một giao diện dễ dàng sử dụng sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quá trình sử dụng, đặc biệt là truyền đạt lại cho nhân viên của bạn dễ dàng hơn. Một phần mềm được thiết kế hài hòa, ít thao tác, hiển thị những thông tin cần thiết sẽ tốt hơn rất nhiều so với những phần mềm phải mất nhiều thao tác mới hoàn thành được nghiệp vụ. Đặc biệt với giao diện thân thiện hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết sẽ giúp bạn theo dõi dễ dàng tình trạng phòng như thời gian, giờ, tiền và các thông tin cần thiết khác. 

Phần mềm quản lý Ezibee Silver 

Tính năng phù hợp nhất. 

Khi bạn đã bị thuyết phục bởi một giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng của một phần mềm thì yếu tố tiếp theo bạn phải xem xét đó là những tính năng của phần mềm đó. Hãy lừa chọn một phần mềm có tính năng đủ để xử dụng, đủ ở đây là như nào? Nghĩa là bạn hãy liệt kê ra những điều bạn cần cho cơ sở của bạn, như quản lý phòng, quản lý danh sách, quản lý thu ngân, quản lý kho, quản lý báo cáo, quản lý chi phí... Hãy liệt kê ra danh sách rồi so sánh với phần mềm đó xem có đầy đủ hay không. Lưu ý một điều là không nên lựa chọn 1 phần mềm quá phức tạp và nhiều tính năng dẫn đến trong quá trình vào sử dụng bạn không động đến bao giờ. Hãy lựa chọn đủ và phù hợp nhất để bạn có thể thoải mái khi sử dụng phần mềm đó. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý Ezibee Silver.

Tốc độ xử lý

Sau khi đã chấp nhật một phần mềm với giao diện, tính năng phù hợp nhất, yếu tố tiếp theo bạn cần quan tâm đó là tốc độ xử lý và độ ổn định. Hãy lựa chọn một phần mềm nào đó cho bạn dùng thử để trải nghiệm, và hay dùng thử trước, trước khi quyết định ký hợp đồng với nó, bởi vì sao vì 1 phần mềm ban đầu nhìn có tốt đến mấy mà trong quá trình vận hành sử dụng hay phải gặp bất cập về tốc độ hay bị lỗi kết nối và không ổn định thì sẽ điều đó sẽ làm bạn rất bực mình, đặc biệt những lúc đông khách cần xử lý thì lại không được. Hãy luôn dùng thử trươc khi đăng ký. 

Đa nền tảng

Một yếu tố không thể thiếu đó là việc quản lý mọi lúc mọi nơi thông qua nhiều nền tảng như máy tính, điện thoại để giúp bạn quản lý thuận tiện và tốt hơn, việc sử dụng đa nền tảng sẽ giúp bạn mở bất kỳ đâu cũng có thể truy cập vào được phần mềm để theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của cơ sở mình, từ đó không bị gián đoạn khi bạn thuê nhân viên và không thường xuyên có mặt ở đó. 

Quản lý chặt chẽ 

Có thể nói những yếu tố trên đã giúp bạn lựa chọn được một phần mềm phù hợp và quản lý khách sạn tốt hơn rồi nhưng một sự thật rằng khi bạn không hay thường xuyên ở đó hay phải thuê nhân viên giao quyền hết cho nhân viên thì việc bạn ở xa và bắt nhân viên phải làm theo đúng quy trình của bạn là điều khó khăn, những vấn đề nghiêm trọng sẽ sảy ra như việc lãng phí điện năng hay đặc biệt là vấn đề thất thoát doanh thu sẽ sảy ra liên tục về lâu về dài. 

Bạn không cần phải qua lo cho vấn đề này vì trên thị trường đã có một phương pháp giúp bạn giải quyết nó. Đó là việc sử dụng thêm các sản phẩm phần cứng như khóa thẻ từ (khóa thẻ từ thì chỉ giúp bạn hạn chế thôi, phí sau nó còn rất nhiều lỗ hổng có thể thất thoát được.). Hay đặc biệt là hệ thống điện thông minh Ezibee EMS sẽ giúp bạn quản lý chặt chẽ và chống thất thoát doanh thu tuyệt đối. Hệ thống điện thông minh sẽ tích hợp vào hệ thống điện khách sạn của bạn, điện từng phòng của cơ sở bạn sẽ được điều khiển thông qua phần mềm. Khi có khách check in trên phần mềm điện mới được cấp để sử dụng, khách check out trên phần mềm điện tự động ngắt. Điều này giúp bạn quản lý chặt chẽ chống thất thoát doanh thu tuyệt đối và tiết kiệm điện năng tối đa, vì nguồn điện ở đây sẽ được sử dụng một cách tối đa và hợp lý nhất. 

Chi phí sử dụng 

Yếu tố cuối cùng bạn phải quan trâm đó là chi phí. Hiện nay đa phần các phần mềm đều đưa ra chi phí rất phù hợp để sử dụng, bạn có thể ký theo năm, hay mua 1 lần. Nhưng theo lời khuyên bạn nên ký theo năm bởi vì khi ký theo năm bạn sẽ được bên phần mềm hỗ trợ 24/24 bất kỳ lúc nào bạn cần, sẽ giúp bạn vận hành một cách tốt nhất. Còn nếu mua 1 lần thì sau quá trình khuyến mại hỗ trợ bạn cần hỗ trợ lúc đó sẽ vẫn phải mất một khoản chi phí nhỏ để được hỗ trợ. Hãy cân nhắc cho thật kỹ trước khi quyết định, giá của phần mềm quản lý nhà nghỉ sẽ rơi vào khoảng 8 cho đến 12 nghìn trên 1 phòng cho 1 tháng sử dụng rất rẻ so với những lợi ích mà nó mang lại cho bạn phải không.