Đối với hầu hết các chủ nhà nghỉ, khách sạn, sống sót qua cuộc khủng hoảng đồng nghĩa với việc cắt giảm chi phí hoạt động, hầu hết đến từ việc giảm lương và sa thải. Nhưng khi bạn đã vận hành theo cùng một cách trong nhiều thập kỷ, thật khó để hình dung các hoạt động quy mô đầy đủ với một nửa nhân viên.

Nhưng có một số điều mà các chủ nhà nghỉ, khách sạn có thể học hỏi từ các nhà khai thác cho thuê ngắn hạn quy mô nhỏ hơn: hiệu quả hoạt động, khả năng mở rộng và tự động hóa. Tuy nhiên, các nhà nghỉ, khách sạn có thể bắt đầu tự động hóa ở đâu mà không phải đại tu một cách hỗn loạn hệ thống hiện tại của họ, vốn đã hoạt động trong nhiều năm?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách các nhà nghỉ, khách sạn có thể tự động hóa hầu hết các hoạt động của mình, thu hẹp khoảng cách giữa chi phí hoạt động và cung cấp giá trị cho khách của họ. Sau đó, chúng tôi sẽ giới thiệu một số công cụ tốt nhất trên thị trường để tự động hóa khách sạn.

Tự động hóa khách sạn là gì?

Hệ thống tự động hóa nhà nghỉ, khách sạn cung cấp cho chủ nhà nghỉ, khách sạn toàn quyền kiểm soát hoạt động của nhà nghỉ, khách sạn đồng thời tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình để giảm chi phí và tăng sự hài lòng của khách. Điều này bao gồm những thứ như:

Tự động truy cập của khách để nhận / trả phòng không tiếp xúc , có nghĩa là hoạt động mà không cần nhân viên lễ tân.

Điều khiển ứng dụng thông minh của đèn, TV, quạt, rèm, A / C, hệ thống sưởi và tất cả công nghệ trong phòng, cho phép khách cá nhân hóa trong khi vẫn giữ chi phí năng lượng thấp.

Các yêu cầu dịch vụ kỹ thuật số theo thời gian thực (dọn phòng, không làm phiền, giặt là và bảo trì) với thông báo tự động để nhân viên có liên quan được thông báo ngay lập tức. 

Lập kế hoạch nhân viên trực quan và quản lý công việc, tối ưu hóa lịch trình để giảm chi phí nhân sự và phân phối khối lượng công việc đồng đều.

Tốt nhất, phần mềm tự động hóa khách sạn nên tích hợp với PMS của bạn để kết nối tất cả các hoạt động (chủ sở hữu, khách, bảo trì, dịch vụ khách hàng, quản gia, v.v.) ở một nơi.

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống tự động hóa nhà nghỉ, khách sạn

Bạn đang muốn tối đa hóa hiệu quả hoạt động với số lượng nhân viên hạn chế của nhà nghỉ, khách sạn trong khi vẫn cung cấp chất lượng dịch vụ tương tự cho khách. Tự động hóa khách sạn sẽ cho phép bạn đạt được những mục tiêu này, đồng thời mang lại một loạt lợi ích khác.

1. Nhận / trả phòng tự động, không tiếp xúc

Với tính năng nhận phòng từ xa , khách có thể đến nhà nghỉ, khách sạn và đi thẳng vào phòng của mình. Họ không cần phải đến quầy lễ tân và xếp hàng chờ đợi.

Không có quầy lễ tân, nhân viên dịch vụ nhà nghỉ, khách hàng của bạn không bị ràng buộc ở một vị trí, trong khi đường dây phát triển và điện thoại đổ chuông, nhưng được giải phóng để cung cấp các dịch vụ bổ sung và đảm bảo chất lượng trải nghiệm tốt hơn. Điều này cũng sẽ cho phép bạn giảm đáng kể số lượng nhân viên (cắt giảm chi phí) trong khi tăng hiệu quả và cải thiện trải nghiệm của khách.

2. Giao tiếp tức thì, được cá nhân hóa giữa khách và nhân viên

Bằng cách tận dụng các cổng thông tin dành cho khách trong phần mềm quản lý tự động hóa của nhà nghỉ, khách sạn, khách và nhân viên có thể tương tác trực tiếp và hiệu quả hơn thông qua thiết bị di động hoặc ứng dụng thông minh trong phòng của họ. Khách có thể thông báo nhu cầu của mình thông qua các ứng dụng như Operto mà không cần phải ghé thăm hoặc gọi điện cho quầy lễ tân bận rộn, chẳng hạn, nếu họ cần dịch vụ quản gia, bảo trì hoặc giặt là. 

Theo truyền thống, khách sẽ liên hệ với quầy lễ tân khi có vấn đề và quầy lễ tân sẽ tìm kiếm người có liên quan. Tự động hóa nhà nghỉ, khách sạn cắt bỏ người trung gian, gửi yêu cầu của khách trực tiếp đến các nhân viên có liên quan - có nghĩa là bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho chi phí thuê nhân viên. 

PMS hoặc người quản lý kênh của bạn có thể đã có một công cụ nhắn tin tự động — một số thậm chí còn được hỗ trợ bởi AI, cung cấp phản hồi thông minh cho các câu hỏi của khách. Nhưng họ thường hụt hẫng sau khi nhận phòng. Tương lai của tự động hóa khách sạn vượt ra ngoài các truy vấn đặt phòng của khách và kết nối chúng kỹ thuật số với nhân viên, thiết bị và toàn bộ trải nghiệm của họ thông qua tích hợp PMS mạnh mẽ.

3. Cắt giảm chi phí hoạt động

Do hoạt động không hiệu quả và quy trình lỗi thời, bạn có thể đang điều hành với nhiều nhân viên hơn bạn yêu cầu. Trong lịch sử, nhiều nhà nghỉ, khách sạn hoạt động với tỷ lệ nhân viên là một trên 10 đơn vị. Bằng cách tận dụng tự động hóa nhà nghỉ, khách sạn, các khách sạn như Annex ở Toronto hiện có thể hoạt động với tỷ lệ 1,5 nhân viên trên 24 phòng . Đó là cắt giảm hơn một nửa chi phí nhân viên.

Không chỉ là nhân viên lễ tân hoạt động kém hiệu quả — khách mong đợi có thể quản lý và trải nghiệm toàn bộ đặt phòng của họ ở định dạng được kết nối kỹ thuật số. Nhân viên lễ tân là một di vật đắt giá của ngành khách sạn. Các phương pháp hay nhất của ngày hôm qua không phù hợp với ngày mai.

Trên hết, một phần đáng kể chi phí vận hành được chuyển sang chi phí năng lượng. Bằng cách thực hiện kiểm soát năng lượng trong phòng của khách , bạn có thể kiểm soát và giám sát mức tiêu thụ năng lượng để khách sạn của bạn tiết kiệm năng lượng hơn, do đó cắt giảm chi phí hơn nữa.

4. Chứng minh hoạt động của bạn trong tương lai

Chủ nhà nghỉ, khách sạn cần chuẩn bị cho tương lai, khủng hoảng hay không. Mặc dù tình hình hiện tại còn xa lý tưởng nhưng đây là cơ hội tuyệt vời để bạn thực hiện những thay đổi lớn có lợi cho doanh nghiệp về lâu dài. Việc áp dụng tự động hóa ngay bây giờ sẽ đảm bảo bạn sẽ có thể tiếp tục hoạt động hết công suất, bất kể điều gì xảy ra trong tương lai.

Các khách sạn khác đã và đang chuyển đổi sang mô hình này, và để duy trì tính cạnh tranh, các chủ khách sạn cũng cần chuyển sang các hệ thống vận hành tự động hơn.

5. Toàn quyền kiểm soát tất cả các khía cạnh của nhà nghỉ, khách sạn

Hệ thống tự động hóa của khách sạn cho phép bạn toàn quyền kiểm soát các hoạt động của khách sạn mà không làm tăng khối lượng công việc của bạn. Các công cụ tự động hóa của khách sạn có thể tích hợp trực tiếp vào hệ thống PMS hiện tại của bạn, cung cấp một trung tâm tập trung để quản lý mọi thứ. Hệ thống tự động hóa khách sạn cho phép bạn kiểm soát:

Tất cả các thiết bị trong tòa nhà của bạn từ một giao diện
Sử dụng năng lượng
Lập kế hoạch nhân viên và quản lý công việc
Nhân viên và khách tiếp cận
Trên hết — bạn trao quyền cho khách kiểm soát và cá nhân hóa kỳ nghỉ của họ, trong khi vẫn giữ quyền kiểm soát cuối cùng để đảm bảo an ninh, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Tự động hóa truy cập nhà nghỉ, khách sạn

Khi nói đến tiết kiệm thời gian và sự hài lòng của khách, tự động hóa truy cập khách sạn là chìa khóa. Chìa khóa và thẻ khóa truyền thống rất rủi ro vì chúng rất dễ bị mất. Việc mất chìa khóa không chỉ gây bất tiện cho nhân viên và khách mà còn có thể rơi vào tay kẻ xấu, gây rủi ro cho an ninh khách sạn - một rủi ro an ninh mà khách sạn không còn cần thiết.

Các giải pháp tự động hóa khách sạn như Operto sử dụng quyền truy cập được mã hóa để vào từng phòng. Điều này tạo ra mã duy nhất cho mỗi khách, cho phép họ tự nhận phòng và trả phòng mà không cần liên hệ. Nó tự động thông báo cho các nhân viên liên quan khi khách rời đi.

Hệ thống tự động hóa phòng khách của nhà nghỉ, khách sạn

Cũng giống như các hệ thống nhà thông minh cho phép mọi người tự động hóa các thiết bị, ánh sáng và hệ thống HVAC, bạn có thể triển khai các hệ thống tương tự trong các phòng khách sạn. Sử dụng tự động hóa phòng khách của khách sạn, bạn có thể tự động hóa:

Đèn chiếu sáng
Người hâm mộ
TV
Màn che / tấm phủ cửa sổ
AC
Hộp set-top
Nhưng tự động hóa phòng khách của khách sạn không chỉ mang lại lợi ích cho khách. Tận dụng các tính năng này cũng có thể giúp bạn giảm đáng kể hóa đơn năng lượng của mình. Khách thích kiểm soát nhiệt độ trong phòng của họ và thật tuyệt khi có thể cung cấp điều đó cho họ, nhưng chúng tôi biết rằng họ thường quên tắt nguồn AC khi đi ra ngoài dự hội nghị hoặc họ vẫn bật máy sưởi trong khi trên sườn.

Các chi phí tăng lên một cách nhanh chóng. Hãy để họ kiểm soát, nhưng tự động tắt năng lượng khi họ đi vắng để bạn không phải phụ thuộc vào khách để giữ cho hóa đơn năng lượng của mình ở mức thấp.

Cung cấp giá trị cho khách của bạn không có nghĩa là đầu tư vào nhiều nhân viên hơn. Tự động hóa là chìa khóa để tối ưu hóa khách sạn của bạn nhằm mang lại trải nghiệm hiệu quả hơn cho khách đồng thời giảm thiểu chi phí hoạt động. 

Tận dụng các hệ thống tự động hóa sẵn có của khách sạn, khách sạn của bạn có thể thích ứng với những thay đổi hiện tại của ngành và tiếp tục hoạt động thành công.