Việc khách đến và nhận phòng tại nhà nghỉ hay khách sạn của bạn là phần quan trọng nhất trong hành trình phục vụ khách hàng của họ. Bạn muốn họ bước vào và cảm thấy được công nhận, theo dõi và quan trọng nhất là được chào đón. Đây là ấn tượng đầu tiên của họ về tài sản của bạn.

Để nhận phòng ngay tại cơ sở kinh doanh của bạn, có rất nhiều điều cần xem xét. Nhu cầu của khách luôn phải đặt lên hàng đầu nhưng bạn cũng cần tính đến hiệu quả kinh doanh và cách thức hoạt động hiệu quả nhất.

Blog này sẽ giúp việc nhận phòng khách sạn rõ ràng hơn và cung cấp cho bạn một số ý tưởng về hướng đi của quá trình nhận phòng, bao gồm những gì bạn có thể làm tại cơ sở kinh doanh của mình.

Quy trình nhận phòng khách sạn và mong đợi của khách

Quy trình nhận phòng khách sạn có một thói quen lịch sử khá lâu đời và tồn tại cho đến tận ngày nay.

Nói chung quá trình là:

Khách đến và đi đến quầy lễ tân / quầy lễ tân của bạn.
Khách được xác định và đã kiểm tra thông tin chi tiết của họ
Nhân viên lễ tân sẽ giới thiệu cho khách về khách sạn.
Khách sẽ lưu ý các tiện nghi và quy định, v.v. và hỏi bất kỳ câu hỏi nào
Khách sẽ được giao chìa khóa / thẻ khóa
Hành lý được khách hoặc nhân viên khách sạn đưa lên phòng
Khách vào và ổn định trong phòng của họ

Đại khái là theo cách này đã quá lâu nên nó đúng như những gì khách mong đợi, nhưng họ có hài lòng với một quy trình trông đơn giản trên giấy tờ nhưng có thể trở nên phức tạp và tốn thời gian không?

Thông thường, khách sẽ được thông báo khi nào họ cũng có thể nhận phòng và trả phòng, với thời gian nhận phòng và trả phòng được thỏa thuận chung. Tuy nhiên, các thỏa thuận khác thường có thể được thực hiện giữa khách sạn và khách để nhận phòng sớm hoặc trả phòng trễ.

Hầu hết các chỗ nghỉ đều có thời hạn nhận phòng vì quầy lễ tân sẽ đóng cửa vào những thời điểm nhất định trong ngày, chẳng hạn như qua đêm. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng phù hợp với hành khách, vì thời gian chuyến bay không phải lúc nào cũng phù hợp với thời gian nhận phòng và trả phòng.

Có thể bạn quan tâm: Giải pháp quản lý nhà nghỉ, khách sạn mang lại hiệu quả cao tăng doanh thu, giảm chi phí, quản lý chặt chẽ. 

Nhận phòng khách sạn linh hoạt

Những khách lưu trú tại nhà nghỉ chỉ phục vụ bữa sáng của bạn đến từ khắp nơi trên thế giới, có nghĩa là các kế hoạch du lịch và hậu cần sẽ thay đổi từ khách này sang khách tiếp theo.

Nền kinh tế chia sẻ cũng đã tạo ra những đối thủ cạnh tranh độc đáo, chẳng hạn như Airbnb, cho phép khách linh hoạt hơn trong kế hoạch du lịch của họ. Bằng cách tạo tùy chọn thời gian linh hoạt cho khách của mình, bạn có thể cạnh tranh tốt hơn với những danh sách này và làm cho danh sách của riêng bạn hấp dẫn hơn nếu bạn có.

Nếu bạn cho phép khách trả phòng khách sạn sớm / muộn thì đó có thể là một lợi thế thực sự. Du khách thích có thêm phòng lung tung để lập kế hoạch cho chuyến đi của họ dễ dàng hơn rất nhiều.

Thực hành này đang trở thành một xu hướng, và không chỉ trong phạm vi bất động sản nhỏ hơn. Các thương hiệu nổi tiếng như Hilton, Marriott và Intercontinental Hotels Group đang cung cấp đặc quyền này. Đó cũng là một cách khác để thúc đẩy doanh thu phụ trợ cho tài sản của bạn.

Khách sạn của bạn có cho phép nhận phòng trực tuyến không?

Khách du lịch thường thích công nghệ mới và họ chắc chắn thích có các tùy chọn. Khi nói đến quá trình nhận phòng, khách sẽ nhảy lên bất cứ thứ gì khiến họ dễ dàng hơn.

Nhận phòng từ xa hoặc trực tuyến có thể giúp khách tiết kiệm rất nhiều thời gian và hấp dẫn những ai đang tìm kiếm sự tiếp xúc tối thiểu của con người trước khi họ ổn định phòng của mình.

Đăng ký trực tuyến có thể được kích hoạt thông qua trang web của bạn hoặc thông qua một ứng dụng di động chuyên dụng, giúp mọi thứ trở nên đơn giản cho khách.

Khả năng đăng ký trực tuyến cũng có thể được sử dụng để giúp các nỗ lực tiếp thị và khách hàng thân thiết của bạn. Khách có thể tìm hiểu thêm về cơ sở kinh doanh của bạn, được phục vụ các ưu đãi dành riêng hoặc được bán thêm các tiện nghi khác trong khi thương lượng về quy trình nhận phòng trực tuyến.

Bạn có thể làm cho chương trình khách hàng thân thiết của mình hấp dẫn hơn bằng cách liệt kê đăng ký từ xa như một phần thưởng cho việc đăng ký, mang lại cho khách du lịch động lực thực sự để đạt được thứ gì đó mà họ biết những khách khác không nhận được.

Phần lớn khách du lịch quan tâm đến việc làm thủ tục trực tuyến, vì nó đáp ứng nhu cầu của họ về sự trao quyền, tự do và thuận tiện. Họ sẽ không phải lo lắng về hàng dài hoặc sự chậm trễ trong dịch vụ.

Dưới đây là những lý do chính mà bạn nên cân nhắc khi đăng ký trực tuyến tại khách sạn của mình:

Thuận tiện cho khách
Giảm hàng đợi trong sảnh đợi
Cải thiện mối quan hệ với khách hàng
Giới thiệu trang web của bạn và các phần khác của tài sản của bạn
Giảm khối lượng công việc của nhân viên
Nâng cao trải nghiệm của khách
Nguồn thu nhập bổ sung

Chính sách nhận phòng khách sạn

Mỗi khách sạn sẽ có một chính sách nhận phòng khác nhau; bạn muốn phục vụ khách như thế nào tùy thuộc vào chính sách nhận phòng của bạn.

Có một chính sách nhận và trả phòng linh hoạt là điều bạn nên nghiêm túc xem xét, vì nó sẽ cải thiện ngay lập tức trải nghiệm của khách.

Đăng ký linh hoạt

Bạn có thể tạo thêm doanh thu với gói thời gian linh hoạt. Là một nhà điều hành nhà nghỉ chỉ phục vụ bữa sáng, bạn biết rằng có một lý do tại sao hầu hết các khách sạn đều hoạt động theo lịch trình nhận phòng vào cuối buổi chiều và trả phòng diễn ra vào cuối buổi sáng. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều khách nhận thấy điều này bất tiện, và họ sẵn sàng trả nhiều tiền hơn để được hưởng sự linh hoạt hơn. Bạn có thể cung cấp gói thời gian linh hoạt cho phép khách tự chọn thời gian nhận và trả phòng, đồng thời sử dụng đây là cơ hội để tạo thêm doanh thu cho cơ sở kinh doanh của bạn.

Những du khách nhỏ tuổi và khách du lịch một mình thích tự do hơn và họ có nhiều khả năng đặt phòng tại một nhà nghỉ chỉ phục vụ bữa sáng mang lại sự linh hoạt hơn cho họ.

Bằng cách tạo thời gian nhận phòng và trả phòng thay thế cho khách của mình, bạn sẽ bắt đầu thu hút được những khách du lịch năng động này.

Khách du lịch ngày càng cảm thấy thất vọng với thời gian nhận phòng và trả phòng tiêu chuẩn tại các B & B trên khắp thế giới và nó có thể có tác động đáng kể đến cách họ xem cơ sở kinh doanh của bạn. Bằng cách tạo ra loại chính sách mới này, bạn sẽ thấy tác động trực tiếp đến xếp hạng mức độ hài lòng của khách và sự cải thiện trong các đánh giá trực tuyến của bạn.

Nhiều người chọn ở tại B & Bs vì đó là một trải nghiệm cá nhân và chân thực hơn. Họ đang tìm kiếm các tùy chọn tùy chỉnh, có thể bao gồm thời gian đến và đi của khách linh hoạt.

Có thể bạn quan tâm: Giải pháp quản lý nhà nghỉ, khách sạn mang lại hiệu quả cao tăng doanh thu, giảm chi phí, quản lý chặt chẽ.