Công nghệ đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh khách sạn hiện đại. Ít nhất, thanh toán không tiếp xúc cho các dịch vụ đã trở thành một tính năng mặc định vào năm 2021. Và các chuỗi lớn như Hilton đang biến các phòng thành không gian siêu cá nhân hóa, cho phép khách điều khiển ánh sáng hoặc sưởi ấm từ điện thoại thông minh của chính họ.

Tuy nhiên, phát minh số một giúp ích cho các khách sạn vẫn là Phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất. Nó có thể được coi là “bộ não” của cơ sở của bạn, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng của tất cả các bộ phận trong đó. Thu thập thông tin nhỏ nhất về sở thích của khách hoặc cung cấp trải nghiệm khách hoàn toàn không cần tiếp xúc - đây chỉ là một vài ví dụ về những gì phần mềm này có thể cung cấp cho bạn.

Lựa chọn giải pháp phù hợp cho khách sạn của bạn không phải là một việc dễ dàng. Thị trường ngày nay có đầy đủ các lựa chọn khác nhau, và có vẻ như việc tìm được một trong những lựa chọn phù hợp sẽ mất một thời gian dài. Tuy nhiên, mọi thứ dễ dàng hơn nhiều khi bạn có một danh sách liệt kê đầy đủ những tính năng quan trọng cần ghi nhớ.

Bạn muốn làm cho khách sạn của mình thân thiện với công nghệ hơn? Tìm kiếm một hệ thống mới phù hợp nhất với nhu cầu của bạn? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra nơi để bắt đầu.

Chuẩn bị sẵn sàng để đưa ra lựa chọn đúng đắn

Trước khi chuyển sang lựa chọn giải pháp phù hợp, đây là những gì chúng tôi khuyên bạn nên làm:

1. Xác định loại hình khách sạn của bạn :

Trước khi yêu cầu Google tìm cho bạn phần mềm hoàn hảo đó, hãy tạo một “chân dung” về khách sạn của bạn. Để xác định khách sạn của bạn thuộc loại khách sạn nào, bạn cần đánh giá các tiêu chí sau:

Kích thước và vị trí của khách sạn

Dịch vụ có sẵn

Thị trường mục tiêu chính của bạn

Cơ sở vật chất và tiện nghi

Số lượng phòng

Bạn có thể bắt đầu với các đặc điểm cơ bản như vị trí, kích thước và số lượng phòng. Ví dụ: giả sử bạn sở hữu một khách sạn cỡ vừa ở Đà Nẵng. Số lượng phòng trong khách sạn của bạn dao động từ 30 đến 50. Có một số điểm du lịch nổi tiếng gần đó, cũng như cơ sở hạ tầng tuyệt vời trong khu vực của bạn.

Tất cả những chi tiết này sẽ cho phép bạn hiểu những thành phần cụ thể nào của hệ thống sẽ hữu ích cho bạn và những thành phần nào bạn không chắc sẽ sử dụng.

2. Quyết định loại PMS nào sẽ phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn

 Nhiệm vụ chính của bạn trong giai đoạn này là tự hỏi bản thân một số câu hỏi. Bạn mong đợi gì từ giải pháp này? Nó nên giải quyết những vấn đề gì? Nhà cung cấp phần mềm này hoặc phần mềm đó có thực sự đáng tin cậy không?

Để giúp bạn điều này dễ dàng hơn, chúng tôi sẽ phân tích một số yêu cầu phổ biến từ các chủ khách sạn. Sử dụng chúng làm ví dụ, chúng tôi sẽ chỉ ra cách một Hệ thống quản lý khách sạn mô-đun tốt có thể phù hợp với nhu cầu của những người dùng khác nhau.

Nó cũng sẽ giúp bạn hiểu những gì mong đợi từ phần mềm đó và những tùy chọn hiện có trên thị trường.

"Tôi cần một hệ thống sẽ thực hiện các chức năng cơ bản của nó"

Nếu bạn là chủ một khách sạn gia đình nhỏ hoặc đơn giản chỉ muốn tối ưu hóa các quy trình cơ bản, thì đây là trường hợp của bạn. Và đây là những công cụ bạn sẽ cần:

Hệ thống quản lý khách sạn dựa trên đám mây (PMS) với Lễ tân để quản lý các quy trình hành chính chính.

Trình quản lý kênh để bán phòng của bạn trên các OTA khác nhau và tránh đặt trước quá nhiều do đồng bộ hóa theo thời gian thực. Người quản lý kênh sẽ giúp bạn tăng khả năng hiển thị trên các thị trường lớn nhất thế giới, chẳng hạn như Booking.com và Expedia.

Một trang web có Công cụ đặt chỗ của riêng bạn để có được lượt đặt phòng trực tiếp và tiết kiệm phí cho các OTA. Một ví dụ tuyệt vời về một trang web như vậy là  siteminder , có Công cụ đặt phòng tích hợp của Ezibee PMS

Tại sao việc chọn đúng hệ thống quản lý khách sạn khách sạn lại quan trọng

Các điểm đánh dấu chính về chất lượng của một hệ thống như vậy sẽ là sự tích hợp liền mạch của các thành phần của nó và không phải trả thêm tiền. Điều quan trọng nữa là việc cài đặt hệ thống không mất nhiều thời gian và không yêu cầu đào tạo đặc biệt.

Phần mềm phải hướng đến người dùng và vì bạn là chủ khách sạn chứ không phải lập trình viên, mỗi phút bạn có thể dành cho khách là tài nguyên quý giá nhất của bạn.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý resort

Ngoài các tính năng cốt lõi này, cũng có thể có:

Một hệ thống quản lý thông minh giúp bạn giao phó nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn và cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban khác nhau.

Hệ thống kế toán và Lập hóa đơn để báo cáo và phân tích tài chính nhanh chóng và an toàn.

Hệ thống Đặt chỗ Trung tâm để loại bỏ việc đặt trước quá nhiều và tạo thuận lợi cho quá trình đặt chỗ.

Sổ tiền mặt thông minh cho kế toán hàng ngày giúp chủ khách sạn lưu trữ các khoản thu tiền mặt và theo dõi thu nhập từ phí từ một nơi.

Báo cáo Tài chính để luôn có một cái nhìn tổng quan đầy đủ về tất cả các chỉ số hoạt động chính.

Mô-đun thanh toán để xử lý và quản lý các khoản thanh toán qua các cổng thanh toán như Stripe.

Một hệ thống có thể giúp tự động hóa nhiều hoạt động hơn nữa trong khách sạn của bạn

Nếu yêu cầu của bạn không chỉ giới hạn ở việc phải bỏ hàng nghìn bảng tính Excel, thì đây là những gì khác mà bạn có thể thấy hữu ích:

• Làm thủ tục nhanh chóng cho phép khách của bạn không phải xếp hàng chờ ở quầy lễ tân. Tùy chọn này sẽ không chỉ tiết kiệm thời gian của khách mà còn giúp duy trì khoảng cách vật lý, điều rất quan trọng trong thời kỳ đại dịch. Khách hàng của bạn sẽ có thể đăng ký bằng cách điền trước vào biểu mẫu và thêm các bản sao kỹ thuật số của tất cả các tài liệu cần thiết.
• Vào phòng nhanh chóng là một tính năng cho phép khách của bạn lấy chìa khóa mà không cần phiền phức và đi đến phòng của họ ngay lập tức. Sau khi khách của bạn tự làm thủ tục đăng ký và bạn nhận được mẫu đăng ký, sẽ không cần phải lãng phí thời gian của họ tại quầy lễ tân.
• Tùy chọn vào cửa không cần chìa khóa là một thuộc tính quan trọng khác của khách sạn không có COVID. Giải pháp này sẽ cung cấp cho khách hàng của bạn trải nghiệm gần như hoàn toàn không tiếp xúc. Khả năng mở phòng bằng điện thoại thông minh của chính bạn có thể trở thành điểm nhấn thực sự của khách sạn của bạn.

Khách sạn không chỉ cần PMS mà còn cần ứng dụng riêng của nó

Có ứng dụng của riêng bạn sẽ mở rộng đáng kể phạm vi khả năng của bạn. Ứng dụng là một cách tuyệt vời để bán thêm dịch vụ của bạn. Ngoài ra, đây là một công cụ cho phép khách của bạn giao tiếp với ban quản lý, thanh toán trực tuyến và tự hoàn thành thủ tục đăng ký nhanh chóng.

phần mềm quản lý khách sạn Ezibee PMS có thể cung cấp cho bạn những cách sau để tùy chỉnh ứng dụng của bạn:

Tùy chỉnh cơ bản : bạn sẽ nhận được một mẫu ứng dụng mà bạn có thể tùy chỉnh với biểu trưng của riêng mình và thay đổi cách phối màu của nó.

Thiết kế độc đáo của riêng bạn : nhà cung cấp sẽ tạo một ứng dụng giống như của riêng bạn.

Hoàn thành tùy chỉnh: bạn có thể tự do thay đổi ứng dụng theo ý muốn, theo sở thích của mình.

Một ứng dụng độc đáo được thiết kế đặc biệt cho khách sạn của bạn sẽ mang lại cho bạn lợi thế rất lớn so với các đối thủ cạnh tranh. Cho phép khách của bạn tận hưởng mức độ cao hơn của dịch vụ không tiếp xúc an toàn.

5 yếu tố chính cần quan tâm khi chọn phần mềm quản lý khách sạn:

Tổng hợp tất cả các thông tin được đề cập ở trên, chúng tôi đã tạo ra một danh sách kiểm tra nhỏ các câu hỏi có thể là nguồn suy nghĩ của bạn khi lựa chọn Hệ thống quản lý khách sạn.

Tất cả đều liên quan đến các lĩnh vực cơ bản trong doanh nghiệp của bạn, đó là trải nghiệm khách hàng, tự động hóa các quy trình hành chính, tiếp thị, phân phối và khả năng mở rộng.

Để tận dụng tối đa hệ thống mà bạn lựa chọn, nó phải có phương tiện để cải thiện từng thành phần này. Dưới đây là những ý kiến có thể giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn:

Giải pháp có hướng đến khách không?

Điều đáng chú ý không chỉ là yêu cầu của riêng bạn mà còn cả những gì hệ thống này có thể mang lại cho khách của bạn. Nhắn tin tức thì, nhận phòng trực tuyến và tính khả dụng của một ứng dụng chuyên dụng đã trở thành tiêu chuẩn cho các khách sạn trên toàn thế giới. Do đó, khách chắc chắn sẽ mong đợi bắt gặp ít nhất một trong những tính năng này tại cơ sở kinh doanh của bạn.

Nó có thể giúp bạn cải thiện chiến lược tiếp thị của mình không?

Một chiến lược tiếp thị tốt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn trụ vững ngay cả trong những thời điểm khó khăn nhất. Và để tạo ra nó, bạn cần thông tin về khách hàng tiềm năng và khách mời.

Các OTA thường không chỉ từ chối cung cấp thông tin này mà còn bán nó cho các bên thứ ba. Do đó, để giành lại quyền kiểm soát đối tượng mục tiêu của bạn, hãy chú ý đến các nhà cung cấp cung cấp cho bạn các công cụ như CRM và Booking Engine.

Nó có mọi thứ bạn cần để tự động hóa các hoạt động hàng ngày không?

Trước hết, đánh giá chất lượng của PMS. Đảm bảo tìm hiểu xem nhà cung cấp có đảm bảo hỗ trợ ở tất cả các giai đoạn triển khai hay không. Ngoài ra, không được có bất kỳ chi phí ẩn nào và tất cả các sản phẩm phải đồng bộ hoàn hảo.

Ngoài ra, chương trình nên bao gồm các công cụ Báo cáo và cộng tác với Nhân viên để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả hàng ngày.

Nó có cho phép bạn bán phòng hiệu quả không?

Nhận đặt phòng trực tiếp từ trang web của bạn cũng quan trọng, cũng giống như nhận đặt phòng từ các Đại lý Du lịch Trực tuyến và Hệ thống Phân phối Toàn cầu (GDS). Tất cả các kênh phân phối có thể được quản lý từ một nơi với sự trợ giúp của Người quản lý kênh.

Nó sẽ cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát khoảng không quảng cáo và giá cả của bạn trên nhiều kênh. Ngoài ra, bạn có thể truy cập các báo cáo để tìm hiểu xem kênh nào mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho bạn.

Đó có phải là giải pháp có thể mở rộng phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

Bất kể doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, bạn cần một sản phẩm có quy mô phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Khi chọn phần mềm, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó sẽ tiếp tục hoạt động cũng như việc mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn.

Ngoài ra, hãy chọn một giải pháp cho phép bạn chỉ lấy những gì bạn cần và không trả quá nhiều cho các chức năng không cần thiết.

Chúng tôi hy vọng rằng làm theo tất cả những lời khuyên này sẽ giúp bạn lựa chọn Phần mềm quản lý khách sạn phù hợp cho cơ sở kinh doanh của mình. Hãy lựa chọn một cách khôn ngoan và nhắm đến mục tiêu sẽ củng cố doanh nghiệp của bạn về lâu dài!