Cách chọn phần mềm quản lý khách sạn tất cả trong một cho khách sạn nhỏ
Nếu không có hệ thống phần mềm quản lý khách sạn (PMS), năng lực phát triển khách sạn nhỏ của bạn sẽ bị hạn chế nghiêm trọng. Rốt cuộc, quản lý đặt chỗ của bạn bằng bảng tính Excel hoặc sổ đặt chỗ có thể cho phép bạn quản lý trên một quy mô rất nhỏ, nhưng nó chắc chắn không cho phép bạn mở rộng quy mô.
Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn tất cả trong một Ezibee PMS cho khách sạn nhỏ hiện đại tự động xử lý tất cả các đặt phòng trực tuyến và hiển thị cho bạn trong chế độ xem lịch thân thiện với người dùng. Về cốt lõi, nó cung cấp cho bạn công nghệ cần thiết để quản lý hiệu quả các lượt đặt phòng và tăng doanh thu của bạn.
Có một loạt các công cụ đặt phòng, công cụ quản lý kênh và hệ thống lễ tân cho bạn lựa chọn, vậy làm cách nào để tìm ra cái nào phù hợp nhất với cơ sở kinh doanh của bạn? Hãy tự hỏi bản thân ba câu hỏi sau đây.
Chi phí của một hệ thống PMS tất cả trong một là bao nhiêu?
Các nhà cung cấp chỗ ở quy mô nhỏ phải cực kỳ cẩn thận với cách họ chi tiêu ngân sách, vì vậy điều quan trọng là phải đánh giá các chi phí liên quan.
Chi phí thuê hàng tháng
Chi phí sử dụng phần mềm sẽ ở dạng đăng ký dựa trên hoa hồng hoặc hàng tháng. Đăng ký hàng tháng tốt hơn cho mục đích lập ngân sách và sẽ cho phép bạn tái đầu tư phần lớn doanh thu của mình trở lại bất động sản khi bạn phát triển (thay vì lấy một phần đáng kể của nó).
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý resort
Phí đào tạo, cài đặt và phí thêm người dùng
Tìm hiểu xem hệ thống PMS của bạn có tính phí thiết lập và đào tạo ban đầu cho bạn hay không. Một số cũng sẽ tính phí cho mỗi người dùng bổ sung mà bạn thêm vào tài khoản của mình (ví dụ: nếu bạn muốn cấp cho nhân viên lễ tân mới của mình quyền truy cập vào tài khoản).
Hãy nhớ rằng bằng cách sử dụng hệ thống PMS tất cả trong một, bạn đang đầu tư vào sự thành công của khách sạn nhỏ của mình và vào cả ba công nghệ mà bạn cần. Quản lý đặt chỗ trực tuyến của bạn mà không có PMS, công cụ đặt chỗ và người quản lý kênh sẽ thực sự khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn trong thời gian bạn xử lý đặt phòng lãng phí và mất cơ hội thu hút khách mới demo hệ thống đặt phòng khách sạn
Khách sạn nhỏ cần những tính năng nào của hệ thống PMS tất cả trong một?
Trước khi nghĩ về các tính năng, hãy nghĩ về giải pháp tổng thể. Lý do bạn nên xem xét đầu tư vào một hệ thống PMS là nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng doanh thu của bạn. Tất cả các tính năng mà nó có cần phải đóng góp vào những mục tiêu tổng thể đó.
- Đơn giản hóa việc quản lý lễ tân
Hệ thống PMS của bạn sẽ cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để bạn hoàn toàn có tổ chức trong việc vận hành tài sản nhỏ của mình.
Để cung cấp cho khách của bạn dịch vụ tốt nhất từ khi họ đến cho đến khi họ rời đi, bạn phải có thể dễ dàng:
Xem tất cả các yêu cầu đặt chỗ của bạn trên phần mềm
Thêm phòng bổ sung và các mặt hàng giảm giá thêm vào đặt phòng
Thêm gói giá mới vào các phòng hiện có
Đóng các phòng cụ thể để có một phòng sạch sẽ
Di chuyển, thay đổi các lượt đặt phòng trước hiện có
Xuất hóa đơn
Kiểm tra khách ra vào
Lưu toàn bộ thong tin những vị khách quay lại của bạn
Hệ thống PMS tất cả trong một của bạn sẽ cung cấp cho bạn một nơi để tìm tất cả thông tin bạn cần và bạn sẽ mất ít thời gian hơn nhiều để hoàn thành các nhiệm vụ tương tự.
- Giải phóng bạn khỏi bàn làm việc
Hệ thống PMS tất cả trong một của bạn sẽ có thể truy cập được mọi lúc mọi nơi, thông qua bất kỳ thiết bị nào. Điều này có nghĩa là nó phải dựa trên đám mây. Bằng cách đó, bạn có thể đi cả ngày mà vẫn theo dõi các đặt phòng của mình. Tất cả những gì bạn cần làm là mang theo điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình.
- Quản lý các kênh bán hàng một cách dễ dàng
Nếu bạn không có một hệ thống phân phối phòng của mình một cách có tổ chức, bạn có nguy cơ bị đặt trùng phòng, thiếu sót phòng, hoặc đặt phòng vượt quá số lượng phòng hiện có tại khách sạn - dẫn đến việc khách hàng không hài lòng, doanh thu bị giảm và thậm chí lãng phí thời gian hơn để khắc phục tình hình.
Đây là lý do tại sao hệ thống PMS tất cả trong một của bạn cũng nên là người quản lý kênh của khách sạn nhỏ của bạn. Điều này có nghĩa là những khách du lịch đặt phòng khách sạn thông qua các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) sẽ thấy tình trạng phòng trống của bạn khi nó được cập nhật theo thời gian thực, bởi vì hệ thống PMS của bạn phân phối tất cả các phòng trống của bạn trên một số trang web đặt phòng.
Module quản lý kênh bán phòng của hệ thống PMS tất cả trong một của bạn phải:
Cho phép cập nhật tỷ lệ trực tiếp và tình trạng còn hàng
Cho phép bạn quản lý tất cả các trang web đặt phòng của mình từ một nơi
Cho phép bạn cập nhật tình trạng phòng của mình trước 400 ngày
Cho phép bạn dễ dàng xem tổng quan về cách các kênh của bạn đang theo dõi
Vì số lượng phòng trống để bán của bạn tự động giảm trên tất cả các trang web khi một đặt chỗ được thực hiện từ bất kỳ trang web nào, nên không còn thao tác thủ công nào được thực hiện và bạn tối đa hóa doanh thu của mình.
- Cung cấp các đặt phòng cho khách nước ngoài
Đảm bảo du khách quốc tế có thể dễ dàng đặt phòng với bạn là ưu tiên hàng đầu của các khách sạn nhỏ. Hệ thống PMS của bạn sẽ giúp bạn thực hiện điều này bằng cách:
Cho phép bạn hợp tác với các OTA quốc tế. Ví dụ, để bán phòng của bạn cho khách du lịch Trung Quốc, bạn nên kết nối với Ctrip, vì đây là trang web đặt phòng ưa thích ở Trung Quốc. Nó càng nhiều trang web kết nối bạn với, thì càng tốt. Ví dụ, Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee PMS kết nối với hơn 250 trang web đặt phòng khác nhau .
Cung cấp các tùy chọn đa ngôn ngữ và tiền tệ. Nó phải hỗ trợ ít nhất 5 ngôn ngữ (bao gồm cả tiếng Trung Quốc) và ít nhất 80 loại tiền tệ khác nhau.
Tất nhiên, thực tế là những khách du lịch quốc tế có thể truy cập trang web của bạn và tự đặt phòng có nghĩa là bạn không cần phải có mặt tại bàn của mình để chấp nhận đặt phòng. Theo đúng nghĩa đen, bạn có thể đặt chỗ trong khi ngủ.
- Quản lý thông tin liên lạc của khách
Hệ thống PMS của bạn phải giúp bạn dễ dàng giao tiếp với khách theo cách có cấu trúc. Điều này có nghĩa là bạn có thể gửi trước và sau khi gửi email đến, đồng thời tùy chỉnh từng mẫu email để phù hợp với giao diện thương hiệu của bạn.
Nếu trải nghiệm của mỗi khách không nhất quán, điều đó sẽ phản ánh không tốt về bạn. Tất cả các nhà cung cấp chỗ ở - bất kể quy mô - nên cố gắng trở nên chuyên nghiệp nhất có thể. Mỗi và mọi khách cần nhận được cùng một mức độ dịch vụ.
- Tăng doanh thu trên mỗi khách hàng
Ngoài việc thu hút nhiều khách hơn, bạn cũng nên làm việc để tăng doanh thu từ mỗi khách.
Hệ thống PMS của bạn sẽ cho phép bạn:
Gói dịch vụ bổ sung như trả phòng trễ, bữa sáng và gói spa
Tùy chỉnh các tính năng bổ sung cho phù hợp với từng sản phẩm
Thêm các mặt hàng giảm giá vào đặt chỗ trong thời gian khách lưu trú
Bán các sản phẩm và dịch vụ có liên quan cho khách của bạn có thể mang lại cho họ một kỳ nghỉ dễ chịu hơn đồng thời bổ sung vào lợi nhuận của bạn.
- Giúp bạn kiểm soát doanh thu và chi phí
Không giống như các chuỗi khách sạn lớn, ngân sách của bạn có hạn. Nếu không có báo cáo nâng cao về quản lý thu -chi, bạn sẽ không thể biết mình nên phân bổ tiền của mình vào đâu.
Hệ thống PMS của bạn phải có các tính năng báo cáo nâng cao cho phép bạn theo dõi:
Các trang web đặt phòng hoạt động tốt nhất của bạn
Đặt chỗ trực tiếp của bạn
Tỷ lệ lấp đầy của bạn
Thu nhập của bạn và các khoản thanh toán chưa thanh toán
Chương trình khuyến mại nào của bạn (ưu đãi hấp dẫn) hoạt động hiệu quả
Bạn sẽ có thể xem điều này trong giao diện phần mềm mà không cần phải xuất dữ liệu và thao tác với bảng tính Excel.
Nhà cung cấp hệ thống PMS tốt nhất như thế nào?
Cuối cùng, bạn phải đánh giá nhà cung cấp hệ thống PMS của mình để xem liệu nó có phù hợp hay không. Bạn phải có khả năng làm việc tốt với nhau để đây là một khoản đầu tư tốt.
Nếu có vấn đề gì xảy ra, bạn cần biết rằng bạn có thể tin tưởng vào nhà cung cấp để hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng.
Hỗ trợ từ xa được đáp ứng 24/24 không?
Bạn có thể liên hệ với ai đó ở múi giờ phù hợp với bạn không?
Bạn có thể nói chuyện với một người thực tế để được hỗ trợ?
Hỗ trợ có được cung cấp bằng ngôn ngữ bạn nói không?
Họ có sẵn sàng đào tạo bạn và nhân viên của bạn cách sử dụng sản phẩm không?
Có rất nhiều hướng dẫn trực tuyến để giảm thiểu nhu cầu hỗ trợ qua điện thoại không? Nên có sẵn ảnh chụp màn hình và video hướng dẫn từng bước để bạn truy cập.
Có các bản phát hành tính năng mới được công bố hàng tháng không? Đảm bảo rằng công ty bạn chọn cam kết cải tiến sản phẩm thay vì giữ nguyên.
Bạn cũng có thể liên hệ với một số khách hàng của họ và nói chuyện với họ để được đánh giá trực tiếp về phần mềm và nhóm hỗ trợ của họ.
Hệ thống PMS là cốt lõi trong việc vận hành doanh nghiệp của bạn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn chọn một công ty dễ tiếp cận và rất hữu ích.
Kết luận:
Là một nhà cung cấp chỗ ở nhỏ, sẽ là khôn ngoan nếu bạn sử dụng hệ thống PMS tất cả
Là một nhà cung cấp chỗ ở nhỏ, bạn cần phải lập ngân sách một cách khôn ngoan. Chọn giải pháp sẽ giúp bạn mở rộng quy mô tốt nhất và cung cấp cho bạn một số khoảng trống theo cách họ sẽ làm việc với bạn.
Bạn đang tìm kiếm một hệ thống PMS sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp bạn có nhiều lượt đặt phòng hơn? Dùng thử Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee PMS miễn phí. Bạn sẽ không phải thất vọng.
