Quản lý các lượt đặt trước của cơ sở kinh doanh một cách hiệu quả là chìa khóa để cải thiện công suất phòng và hiệu suất doanh thu của bạn.

Double booking và Overbooking có thể là cơn ác mộng đối với cơ sở kinh doanh của bạn và có khả năng ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của bạn về lâu dài (có tính đến việc một số đối thủ cạnh tranh sử dụng nó như một chiến thuật để giảm hiệu quả kinh doanh của bạn).

Hãy sử dụng bài viết này để tìm hiểu sâu hơn và khám phá tất cả các lý do có thể xảy ra tình trạng đặt phòng hai lần (double booking) không mong muốn, cách ngăn chặn chúng và cách quản lý việc Overbooking tại cơ sở kinh doanh của bạn.

Thế nào là overbooking và double booking ?

Với việc có kinh nghiệm trong vận hành khách sạn, thì chăc bạn hiểu rõ overbooking hay double booking nhưng nếu bạn là chủ khách sạn mới, chúng tôi sẽ giải thích đến chúng ở dưới đây.

Double bookinglà trường hợp không may xảy ra khi bạn vô tình đặt một phòng tại cơ sở kinh doanh của bạn cho hai khách hàng khác nhau vào hoặc trùng ngày. Thông thường điều này là vô tình và có thể gây ra rất nhiều căng thẳng cho tất cả các bên liên quan.

Về cơ bản giống như đặt phòng đôi, Overbooking xảy ra khi tổng số đặt phòng trong một khoảng thời gian lớn hơn số phòng có sẵn. Điều này có nghĩa là, nếu tất cả khách theo dõi đặt phòng của họ, một số phòng sẽ được đặt gấp đôi.

Đương nhiên, nếu khách đến và thấy không còn chỗ cho họ, họ sẽ cảm thấy rất không hài lòng và sẽ có những phàn nàn và đánh giá xấu về chỗ ở của bạn.

Nhược điểm của Double booking và Overbooking bao gồm:

• Trải nghiệm khách hàng không tốt dẫn đến truyền miệng tiêu cực
• Đánh giá tiêu cực trên các trang web có ảnh hưởng như Booking.con, TripAdvisor hoặc Facebook
• Doanh thu bị mất, không chỉ từ việc đặt phòng mà còn từ bất kỳ khoản chi tiêu bổ sung nào có thể xảy ra
• Khả năng bạn mất khách hàng mãi mãi
• Mất lòng trung thành của khách nếu khách lặp lại bị đặt gấp đôi
• Tiêu tốn thời gian và nguồn lực để bồi thường cho khách và giải quyết tình huống
• Nguy cơ thất bại trong quan hệ đối tác với các đại lý du lịch trực tuyến hoặc các trang web đặt phòng nếu các vấn đề xảy ra thường xuyên

Tìm hiểu thêm: https://ezibee.vn/phan-mem-quan-ly-cho-resort-khach-san-5-sao.html

Có thể có hiệu ứng domino nếu một vị khách được đặt gấp đôi trở nên không hài lòng. Điều gì sẽ xảy ra nếu họ tạo một khung cảnh tại quầy lễ tân của bạn? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ để lại những đánh giá tiêu cực? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ nói với bạn bè và gia đình về trải nghiệm tồi tệ của họ? Tin tức có thể lan truyền nhanh chóng rằng bạn không quan tâm đến việc đặt chỗ của mình - đó là điều cuối cùng bạn muốn!

Lý do Overbooking và Double booking xảy ra:

Có một vài lý do khiến bạn có thể gặp phải tình huống Overbooking và không phải tất cả đều là lỗi của bạn vì chúng tôi chắc chắn rằng bạn biết.

Nếu cơ sở của bạn đã được đặt hết chỗ ở và xảy ra sự cố cần sửa chữa phòng hoặc bạn cần đóng phòng đột ngột, điều này sẽ khiến một số khách gặp bất lợi.

Nó cũng có thể xảy ra khi bạn buộc phải cập nhật và quản lý khoảng không quảng cáo của mình theo cách thủ công. Nếu bạn đang quảng cáo phòng của mình trên nhiều trang web cùng một lúc, bạn có thể cập nhật một trang web quá chậm khi thực hiện đặt phòng trên một trang web khác. Một người khác đặt cùng phòng trong thời gian chờ đợi. Tất nhiên, bạn có thể tránh điều này bằng cách chia nhỏ khoảng không quảng cáo của mình, nhưng sau đó bạn có nguy cơ không đạt được tỷ lệ lấp đầy mà bạn cần.

Một nguyên nhân khác có thể xảy ra của việc double booking là không cập nhật chính xác tình trạng phòng trống của bạn trên các trang web đặt phòng của bạn, chẳng hạn như Booking.com. Ví dụ: nếu bạn cho biết rằng bạn có hai phòng trống khi bạn chỉ có một phòng trống - và sau đó cả hai phòng đều được đặt.

Cuối cùng, một số nhà cung cấp dịch vụ lưu trú sẽ cố tình Overbooking khách sạn của bạn, vì những lý do chiến lược. Mặc dù nó không nhất thiết được đề xuất cho các thuộc tính nhỏ, nhưng chúng tôi sẽ giới thiệu thêm về điều đó trong phần tiếp theo

Chiến lược đặt trước quá nhiều: Tại sao các khách sạn overbooking phòng của họ?

Các khách sạn đôi khi sẽ overbooking cơ sở của họ một cách thụ động vì họ không thể xử lý thẻ tín dụng tại thời điểm đặt phòng hoặc cho các mục đích quản lý doanh thu khác. Sẽ luôn có những khách không xuất hiện hoặc đơn giản là hủy và điều này đồng nghĩa với việc mất doanh thu. Overbooking cho phép một số trường hợp khách hủy phòng và bạn vẫn có thể có một chỗ nghỉ đã đặt đầy đủ mỗi đêm.

Điều này gần giống như đánh bạc, ở chỗ khách sạn đang đánh cược với một số đặt phòng đã được xác nhận của họ thực sự đến. Bạn sẽ đưa ra quyết định của riêng mình về việc điều này có khả thi hay không, nhưng thông thường bạn sẽ muốn một số dữ liệu lịch sử và dự báo chính xác được an toàn trong các giả định của mình. Để làm đúng, bạn có thể cần sử dụng một giải pháp phần mềm như hệ thống quản lý doanh thu, đây có thể là một khoản chi phí không mong muốn đối với tài sản của bạn.

Khách sạn có thể không phiền khi phải tìm chỗ ở thay thế cho những khách dư thừa bằng chi phí của mình vì số phòng hiện có đã được đặt đầy đủ sẽ bù đắp. Nhiều cơ sở kinh doanh thậm chí sẽ thu xếp trước các thỏa thuận với nhau để chuẩn bị cho những kết quả như vậy.

Tuy nhiên, nó có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hút khách hàng mới về lâu dài và các khách sạn nên tính đến loại khách mà họ sẽ chuyển đến. Họ có phải là khách hàng lâu dài tiềm năng, một người chi tiêu nhiều hay chỉ đơn giản là một lần ở lại qua đêm?

Cách tránh Overbookingvà tránh Double booking

Đó là một chính sách an toàn hơn nhiều để cố gắng tránh rắc rối khi đặt trước hai lần - và bạn vẫn có thể đạt tỷ lệ lấp đầy tuyệt vời!

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tốt như Ezibee PMS có tích hợp công cụ quản lý đặt phòng để giúp điều hành cơ sở kinh doanh của bạn sẽ đảm bảo bạn có thể kiểm soát việc đặt phòng của mình và giảm thiểu rủi ro đặt phòng hai lần.

Công cụ quản lý kênh Chanel Manager sẽ cho phép bạn quảng cáo tất cả các phòng của mình trên tất cả các kênh đặt phòng của bạn cùng một lúc. Khi đặt phòng được thực hiện trên một kênh, Chanel Manager sẽ cập nhật tự động theo thời gian thực tình trạng phòng trống hiện tại trên tất cả các kênh OTA . Điều này có nghĩa là tình trạng sẵn có mà khách của bạn nhìn thấy sẽ luôn chính xác và cập nhật.

Hệ thống Phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất tích hợp công cụ đặt phòng trực tuyến sẽ cho phép bạn xử lý các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng một cách an toàn tại thời điểm đặt phòng. Bạn không chỉ được thanh toán trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của mình tại thời điểm đặt phòng, mà việc có những thông tin chi tiết này sẽ cho phép bạn tính phí hủy và sửa đổi nếu khách của bạn thay đổi đặt phòng của họ hoặc rút lại. Công cụ đặt phòng cũng cho phép bạn nắm bắt các lượt đặt phòng trực tiếp trên trang web hoặc trang Facebook của bạn, chịu trách nhiệm về mối quan hệ với khách và giảm phí hoa hồng của bạn.

Khi xảy ra các trường hợp khách đặt trên điện thoại hoặc khách lẻ đặt trực tiếp tại quầy, nhân viên sẽ cập nhật phòng của khách trên phần mềm quản lý khách sạn, đồng thời công cụ quản lý kênh sẽ thay đổi  số lượng phòng trống khả dụng trên các trang đặt phòng trực tuyến.  Giúp bạn luôn chủ động trong việc đóng/ mở phòng để tối ưu công suất phòng trống tại khách sạn.

Hai hệ thống này cung cấp một mạng lưới an toàn và chặt chẽ, vì vậy bạn sẽ không bao giờ  phải quá lo lắng về vấn đề các booking  nằm ngoài tầm kiểm soát của mình dẫn tới ảnh hưởng về thương hiệu và doanh thu của khách sạn.