Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất, kinh doanh đã trở thành nhu cầu cấp thiết, lĩnh vực kinh doanh khách sạn cũng không ngoại lệ. Rất nhiều khách sạn đã áp dụng phần mềm quản lý khách sạn vào hoạt động quản lý của khách sạn mình và thu được nhiều hiệu quả nhất định. Bên cạnh đó có nhiều khách sạn vẫn chưa áp dụng công nghệ vào kinh doanh trong khi phần mềm quản lý sẽ đem lại khá là nhiều lợi ích. Có thể là do họ chưa hiểu được hết những gì phần mềm mang lại. Vì vậy bài viết hôm nay sẽ giới thiệu cho các bạn biết về phần mềm quản lý khách sạn và tại sao chúng ta cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn trong kinh doanh. 

Có thể bạn cần: Phần mềm quản lý resort

1. Thay thế sức lao động của nhân viên

Phần mềm quản lý khách sạn có thể tự động hóa một số công việc:

• Tự động hóa các thao tác thực hiện chiến dịch e-mail marketing. Tự động gửi mail chăm sóc khách hàng, tri ân khách hàng.

• Nhắc nhở các công việc khẩn cấp, chậm dealine

• Tự động tổng hợp thống kê báo cáo

Phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ nhân viên các công việc:

• Sắp xếp, ghi chú lịch hẹn với khách hàng

• Lập kế hoạch chăm sóc khách hàng

• Phân tích xu hướng tiêu dùng của khác hàng

• Check in, check out nhanh chóng dễ dàng

• Nắm bắt được hoạt động của khách khi ở tại khách sạn

• Quản lý được tình trạng phòng tại khách sạn

2. Chống gian lận

Tại các khách sạn rất hay xảy ra tình trạng nhân viên biến các vật dụng trong khách sạn thành vật dụng cá nhân. Nhỏ thì là các vật dụng vệ sinh cá nhân (bàn chải, khăn tắm, xà bông), lớn thì là các thiết bị điện tử, thực phẩm trong nhà bếp, đồ trang trí. Phần mềm quản lý khách sạn giúp hạn chế tình trạng này. 

Phần mềm quản lý khách sạn giúp chống gian lận theo nhiều cơ chế:

• Quản lý xuất nhập kho 

• Quản lý vật dụng, nội thất theo từng buồng phòng

• Quy định số lượng vật phẩm cần dùng khi dọn phòng

• Quản lý khách check in, check out theo từng phòng

3. Quản lý mọi lúc, mọi nơi

Bạn chỉ cần một chiếc máy tính/ điện thoại có kết nối Internet là bạn có thể truy cập, sử dụng phần mềm. Nhờ vậy, các nhân viên ghi chú thông tin khách hàng tại Hà Nội nhưng chỉ vài giây đến vài phút sau người quản lý ở thành phố Hồ Chí Minh đã đọc, điều chỉnh được.

4. Quản lý tập trung

Nhờ Phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, toàn bộ dữ liệu của khách sạn đều được quản lý trên một hệ thống duy nhất. Do đó có thể tiết kiệm thời gian bàn giao dữ liệu giữa các phòng ban bộ phận. Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, người quản lý đánh giá hoạt động của khách sạn chính xác, nhanh chóng và dễ dàng

5. Bảo mật cao

Nếu không có tài khoản thì sẽ không thể truy cập và sử dụng phần mềm. Đặc biệt, chức năng phân quyền sẽ giúp khách sạn bảo mật được thông tin. Bởi không phải nhân viên nào cũng có thể vào xem các dữ liệu trong kho. Nếu muốn xem, sử dụng các dữ liệu ấy phải có sự phân quyền của người quản lý.

Ngoài 5 ưu điểm trên, phần mềm quản lý khách sạn còn rất nhiều các ưu điểm khác. Hiện tại, quản lý khách sạn bằng phần mềm đang là xu hướng. Đã có rất nhiều khách sạn thành công hơn nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm. Khá nhiều lợi ích mang đem lại cho nhà quản lý đúng không nào, tiết kiệm thời gian làm việc, theo dõi sát sao từng hoạt động của nhân công, theo dõi từng thời gian hoạt động kinh doanh của tổ chức, tất cả mọi thứ sẽ được gom gọn trong một công cụ quản lý.

Trên đây là tổng hợp những điều cần biết cũng như  lý do khiến cho nhà quản trị cần sử dụng đến phần mềm để áp dụng trong công việc kinh doanh của tổ chức. Mong rằng thông qua bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn có cách nhìn nhận về phần mềm quản lý khách sạn và áp dụng phần mềm vào công việc kinh doanh của tổ chức mình.