Trong thời đại mạng lưới phân phối phức tạp ngày nay, không có gì lạ khi khách sạn của bạn được đặt trước quá nhiều. Điều đó có thể gây căng thẳng cho bạn, nhưng với một kế hoạch phù hợp, bạn có thể quản lý một cách dễ dàng qua hệ thống kiểm soát Ezibee Diamond. Đôi khi bạn có thể biến việc đặt trước quá nhiều thành một tình huống tích cực. Một chiến lược tốt sẽ tăng doanh thu của bạn và giảm thiểu tổn thất. Sau đây, chúng ta sẽ thảo luận về cách thức và lý do tại sao cơ sở kinh doanh của bạn cần chiến lược đặt trước quá nhiều. Biến đau đầu thành một tình huống có lợi.

Đặt trước quá nhiều xảy ra như thế nào

Việc đặt trước quá nhiều có thể xảy ra vì hàng trăm lý do khác nhau, nhưng một cặp phổ biến hơn những lý do khác. Đặt phòng đồng thời xảy ra khi hai khách đặt cùng một phòng từ các kênh khác nhau cùng một lúc. Người quản lý kênh giỏi làm mới mỗi phút hoặc lâu hơn, để lại một cửa sổ nhỏ không thể tránh khỏi, nơi nhiều khách có thể đặt cùng một phòng. Lỗi thiết lập hệ thống cũng phổ biến. Tất cả người quản lý kênh và các kênh riêng lẻ đều yêu cầu thiết lập cẩn thận. Nếu bạn bỏ lỡ một bước hoặc không bao gồm tất cả các phòng của mình, điều đó có thể gây ra sai lầm.

Chúng tôi khuyên bạn nên luôn làm theo hướng dẫn thiết lập do hệ thống quản lý sản phẩm, người quản lý kênh và kênh của bạn cung cấp. Mỗi kênh cần được ánh xạ chính xác để phối hợp với phần mềm quản lý khách sạn của bạn và các kênh khác.

Tại sao bạn cần một chiến lược

Đặt trước quá nhiều là một tình huống căng thẳng cho bạn và khách. Khách thường coi những tình huống này là tiêu cực, vì vậy việc có một kế hoạch bài bản là điều quan trọng. Nếu cơ sở kinh doanh của bạn cố gắng quản lý việc đặt trước quá nhiều mà không có chiến lược, điều đó sẽ dẫn đến tác động tiêu cực về tài chính. Ngoài ra, có chiến lược đặt trước quá nhiều sẽ dẫn đến tác động tài chính tích cực. Sau cùng, nếu bạn đăng ký trước quá nhiều, điều đó có nghĩa là sản phẩm của bạn đã đầy.

Nếu bạn quản lý thành công việc đặt trước quá nhiều, bạn sẽ lấy lại được sự hài lòng của khách. Có chiến lược đặt trước quá nhiều thậm chí có thể giúp bạn đánh cắp thị phần. Nếu tài sản của bạn đã đầy và bạn có thể tái định cư một khách trong một đêm và sau đó đưa họ trở lại tài sản của bạn, bạn đã đánh cắp thị phần. Nếu khách đó không đặt trước thành công, họ đã đặt trước ở một đối thủ cạnh tranh. Bây giờ bạn có lợi thế hơn và có thể giữ họ làm khách hàng.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý resort

Chiến lược đặt trước quá mức (hoặc thiếu chiến lược) ảnh hưởng đến tài chính của bạn như thế nào:

Nếu không có chiến lược, bạn luôn mất tiền khi đặt trước quá nhiều. Tuy nhiên, với một chiến lược, bạn có cơ hội tăng doanh thu vì bạn giảm thiểu rủi ro vắng mặt và hủy bỏ. Với một kế hoạch, bạn hoàn toàn có thể đặt phòng khách sạn của mình và hạn chế tối đa phòng trống.

Cách xác định đặt trước quá nhiều

Trong quá trình báo cáo hàng ngày, bạn nên theo dõi các đặt chỗ mới, đặt chỗ đã hủy và tình trạng còn hàng hiện tại. Nếu không, chúng tôi khuyên bạn nên chạy báo cáo khởi hành hàng đêm, báo cáo đến và báo cáo nội bộ để có được hình ảnh rõ ràng về cơ sở kinh doanh của bạn. Sau đó, hãy xem các lượt đặt trước trong ngày và xác định bất kỳ vấn đề nào.

Bước đầu tiên là xác định số lượng đặt trước quá mức bạn có và tìm hiểu xem chúng đến từ đâu. Sau khi bạn tìm thấy nguồn gốc của chúng, hãy đảm bảo rằng kênh không còn mở và dễ bị đặt trước quá nhiều. Sau khi bạn xác định rằng bạn có đặt trước quá nhiều, hãy kiểm tra xem bạn thường có bao nhiêu lần hủy trong khoảng thời gian đó. Đôi khi, một hoặc hai lần đặt trước quá mức sẽ không thành vấn đề vì có thể bị hủy trong tương lai.

Cách xử lý việc đặt trước quá nhiều

Nếu bạn đặt trước quá nhiều thực sự, nghĩa là việc hủy sẽ không hủy được, hãy tạo danh sách các cơ sở kinh doanh địa phương mà bạn có thể gửi khách đến. Đảm bảo các thuộc tính có giá trị và chất lượng tương tự. Nhiều khách sạn sẽ giảm giá cho nhau để đổi lấy cùng một sự lịch sự, vì vậy việc chuẩn bị trước kế hoạch đặt trước quá mức sẽ rất tốt.

Thực hiện một cách tiếp cận chiến thuật để quyết định khách phải di chuyển. Sẽ không có lợi khi di chuyển khách đã đặt cuối cùng vì không phải khách nào cũng giống nhau hoặc có giá trị doanh thu như nhau. Có một số yếu tố bạn nên cân nhắc trước khi lựa chọn vị khách cần chuyển nhà. Nếu bạn có chương trình phần thưởng, hãy xem tình trạng khách sạn của họ. Ngoài ra, hãy xem họ đã đến cơ sở kinh doanh của bạn bao nhiêu lần và họ đang mang lại bao nhiêu doanh thu. Những khách có tình trạng khách sạn luôn ở tại cơ sở kinh doanh của bạn có thể sẽ không ngại chuyển chỗ ở nếu bạn khuyến khích họ bằng điểm thưởng. Những khách chưa bao giờ ở tại cơ sở kinh doanh của bạn trước đây cũng là những ứng cử viên tốt để di chuyển vì kỳ vọng của họ thấp hơn. Một vị khách trung thành quay trở lại biết chính xác những gì cơ sở kinh doanh của bạn cung cấp và tiếp tục quay lại để biết thêm. Nếu bạn quyết định di chuyển chúng, bạn có nguy cơ ảnh hưởng đến chế độ bình thường của chúng.

Một khách đã đặt phòng qua OTA và chỉ mang lại cho bạn 90 đô la doanh thu sẽ tốt hơn để di chuyển hơn một khách đặt trực tiếp với giá 400 đô la. Hãy xem xét tất cả các biến khác nhau trước khi bạn quyết định ai cần thay đổi đặt chỗ của họ.

Theo nguồn tin nội bộ của chúng tôi, tiêu chuẩn ngành đối với khoản bồi thường cho việc đặt trước vượt mức thường là một đêm lưu trú cộng với chi phí vận chuyển đến khách sạn mới. Nếu khách quay lại khách sạn ban đầu, họ thường được cung cấp mức giá trong ngành cộng với bất kỳ nâng cấp nào có sẵn.

Phải làm gì nếu bạn không chắc mình cần di chuyển ai đó

Thường xuyên hơn không, sẽ rất khó để quyết định trước quá trình hành động tốt nhất. Nếu bạn không biết liệu khách có cần di chuyển hay không, hãy tiếp tục theo dõi tình hình. Lý tưởng nhất là liên hệ với khách trước khi họ đến, nhưng trong một số trường hợp, điều này là không thể. Trong trường hợp bạn cần động đến một vị khách vào phút cuối, hãy nhớ thể hiện sự quan tâm và cảm thông chân thành.

Tạo kế hoạch khôi phục khách

Tạo kế hoạch phục hồi khách trong trường hợp khách lưu trú nhiều đêm và bạn chuyển họ đi trong một đêm. Khi khách quay lại, bạn sẽ có cơ hội hoàn hảo để làm họ thán phục và phấn khích. Các kế hoạch phục hồi của khách không cần phải tốn kém hoặc xa hoa. Những hành động suy nghĩ đơn giản có giá trị hơn nhiều so với những món quà đắt tiền.

Một số ví dụ bao gồm:

Ghi chú viết tay đang đợi trong phòng của họ

Chai rượu vang miễn phí

Điểm thưởng

Vân vân.

Nếu bạn chăm sóc khách đúng cách, điều đó thể hiện cam kết của cơ sở kinh doanh đối với các khách sạn đối tác của bạn. Kết quả là bạn sẽ củng cố mối quan hệ của mình. Những khách gặp sự cố nhưng được giải quyết thỏa đáng thường trở thành những vị khách trung thành nhất của bạn.

Phần kết luận

Đặt trước quá nhiều là một điều không may xảy ra phổ biến đối với hầu hết các tài sản, nhưng với một kế hoạch phù hợp, bạn có thể. Tạo một kế hoạch và theo dõi chặt chẽ mọi khả năng đặt trước quá mức. Một kế hoạch được thực hiện tốt sẽ giúp bạn biến việc đặt trước quá nhiều thành một nguồn doanh thu tích cực, thay vì một nguồn âm. Bạn nên làm mọi cách để tránh đặt trước quá nhiều, nhưng hãy tiếp cận chúng với thái độ cơ hội.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất