Công nghệ về phần mềm quản lý khách sạn PMS đã là một phần của hoạt động tiêu chuẩn của khách sạn trong hơn 30 năm và đã làm cho hoạt động của khách sạn trở nên hiệu quả và phát triển. Tuy nhiên, dù mạnh mẽ đến đâu, vẫn còn rất nhiều việc quản lý dữ liệu và giao dịch của khách theo cách thủ công. Sự thật là các nhà quản lý khách sạn và nhân viên lễ tân dành rất nhiều thời gian để nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính. Mỗi khi bạn tập trung cho hệ thống PMS / POS, bạn càng có ít thời gian có ý nghĩa hơn với khách của mình.

Các chủ khách sạn nên tìm kiếm cơ hội để phá bỏ những rào cản đó đối với dịch vụ khách hàng. Thật sai lầm khi hài lòng với những cách mà mọi thứ luôn được thực hiện. Sự thật là nhiều hoạt động của khách sạn tốn nhiều công sức, thời gian và không mang lại hiệu quả. Các công nghệ mới (chẳng hạn như ROOMDEX) sử dụng tự động hóa để loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại gây lãng phí thời gian quý báu của chủ khách sạn. Vì thế, hãy tập trung vào một ví dụ về dịch vụ và tiện nghi dành cho khách để có thể có những  cải tiến nhằm năng cao chúng.

Tự động hóa dịch vụ khách hàng là gì?

Ngoài phòng và giường, lưu trú tại khách sạn còn có một loạt các dịch vụ khách tùy chọn để cá nhân hóa trải nghiệm của từng khách. Bữa sáng, chỗ đậu xe, dịch vụ phòng, khu vực dành riêng cho khách, v.v., tất cả đều là những “tiện ích bổ sung” cho kỳ nghỉ khách sạn thông thường. Mặc dù đây có thể là những yêu cầu quan trọng đối với khách của bạn, nhưng thách thức đối với chủ khách sạn là những dịch vụ này có xu hướng thu lợi nhuận thấp hơn và đòi hỏi nhân viên của bạn phải nỗ lực nhiều hơn.

Khi nói đến việc cung cấp các dịch vụ cho khách, tự động hóa có thể đóng một vai trò chiến lược trong việc giảm bớt các công việc hành chính. Tại sao? Bởi vì bất cứ lúc nào con người phải tương tác với POS / PMS hoặc bán thứ gì đó hoặc nhận đặt phòng - sẽ có cơ hội thay thế bằng việc tự động hóa. Với tự động hóa các nghiệp vụ đó, các khách sạn có thể hiệu quả hơn và tập trung vào việc tương tác trực tiếp với khách. Tự động hóa giúp khách sạn trở lại nguồn gốc của họ như một ngành công nghiệp ưu tiên con người; nó bổ sung cho sự tiếp xúc của con người và mở ra cánh cửa cho những cuộc trò chuyện có ý nghĩa giữa khách và khách sạn.

Tự động hóa dịch vụ khách hàng ứng dụng trong khách sạn của bạn

Với giải pháp dịch vụ khách kỹ thuật số, các khách sạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình bán các mặt hàng dịch vụ dành cho khách. Không có yêu cầu quản lý giao dịch. Chỉ có thể hoàn thành các bước cuối theo cách thủ công - việc cung cấp dịch vụ thực tế cho khách (đối với một số ưu đãi giảm giá, chẳng hạn như quyền vào các khu vực dành riêng hoặc bãi đậu xe, chủ khách sạn không yêu cầu thực hiện).

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý resort

Theo phương pháp truyền thống, nếu một khách sạn muốn bán trước và bán thêm  dịch vụ cho khách, có một số bước thủ công cần phải thực hiện:

Bước 1: Tiếp thị - Quảng bá dịch vụ

Bước 2: Bán hàng –Nghiệp vụ bán hàng của kinh doanh hoặc tại quầy lễ tân

Bước 3:  Ghi lại giao dịch tại POS / PMS (quầy lễ tân)

Bước 4:   Sau khi được ghi lại, nếu được yêu cầu, lập kế hoạch thực hiện hoặc chuyển thông tin tới các bộ phận liên quan

Bước 5:   Giao dịch vụ cho nhân viên  

Bước 6: Cung cấp dịch vụ cho khách hàng (tại chỗ)

Với giải pháp tự động hóa dịch vụ khách tại chỗ của hệ thống Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee PMS , các bước 1-5 hoàn toàn tự động. Toàn bộ hành trình nâng cấp dịch vụ khách trở nên hiệu quả hơn và thuận tiện hơn cho cả khách và khách sạn. Nhân viên lễ tân không còn gánh nặng với nhiệm vụ bán thêm dịch vụ cho khách và các yêu cầu của quản lý đi kèm với việc hoàn thành chúng. Bằng cách loại bỏ các quy trình và hoạt động có giá trị gia tăng thấp, những người đến trước không còn phải lo lắng về việc xếp hàng dài và khiến những vị khách thất vọng. Tương tự như vậy, khách không cần nhấc điện thoại hoặc liên hệ với khách sạn nếu họ muốn đặt phòng hoặc đặt trước dịch vụ - họ có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng và hiệu quả với sự thoải mái trên thiết bị đi động của mình.

Việc tự phục vụ và tự động hóa các dịch vụ khách không chỉ mang lại sự tiện lợi và tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng chuyển đổi và bán hàng.

Ngay cả trước COVID, xu hướng cá nhân hóa tự phục vụ ngày càng tăng, có thể là do mọi người thường xuyên tiếp xúc với trải nghiệm tương tác của thương mại điện tử. Người tiêu dùng thích sức mạnh của sự lựa chọn và kiểm soát và các doanh nghiệp nhận thấy rằng bán hàng kỹ thuật số thúc đẩy nhiều doanh thu hơn. Trong môi trường tự phục vụ, khách sẵn sàng chi tiêu nhiều hơn. Ngay cả các hãng hàng không cũng nhận thấy rằng cách tiếp cận thực đơn đối với trải nghiệm chuyến bay đã mang lại nhiều lợi nhuận hơn.

Có lẽ quan trọng nhất, quản lý một khách sạn trong thế giới hậu đại dịch có nghĩa là phải làm được nhiều việc hơn với ít nhân viên hơn, đồng thời đáp ứng được kỳ vọng cao của những khách nghỉ tại khách sạn đã không đi du lịch trong nhiều tháng. Các giải pháp bán hàng kỹ thuật số cho khách (ví dụ tính năng check in tự động, tính năng quản lý khách ạn thông mình HoT, hoặc order điện tử qua các thiết bị đi động) đang được phát triển bởi đội ngũ cung cấp giải pháp phần mềm quản lý khách sạn Ezibee PMS thực sự có thể giúp khách sạn quản lý trải nghiệm khách tốt hơn với chi phí thấp hơn và tăng hiệu quả