Tại sao khách sạn nên cắt giảm chi phí trong thời điểm này? Bạn có thể sẽ tìm thấy nhiều lợi ích thiết thực nhưng rõ ràng của việc giảm chi phí khách sạn của bạn. Nhưng tất cả đều xuất phát từ những lý do quan trọng sau đây:

Kiểm soát chi tiêu: Con người có xu hướng chi tiêu nhiều hơn khi rảnh rỗi. Việc giới thiệu các biện pháp cắt giảm chi phí trong khách sạn sẽ giúp bạn kiểm soát được sự quá tải về chi phí.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý nhà nghỉ phổ biến

Để tăng lợi nhuận: Vì việc cắt giảm chi phí cho phép bạn giảm các chi phí không mong muốn, bạn có thể tập trung vào các mục tiêu doanh thu mong muốn và tăng tỷ suất lợi nhuận của mình, nhất là trong thời điểm dịch bệnh covid 19 vẫn đang chưa có dấu hiệu giảm, thì việc cắt giảm chi phí là yếu tố sống còn để một khách sạn có thể tổn tại chờ kinh tế phục hồi.

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu một phương pháp đảm bảo và hiệu quả nhất để tiết kiệm chi phí trong kinh doanh khách sạn của bạn.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý khách sạn 5 sao

1. Phân tích chi tiết các khoản chi phí của bạn

Đây là bước đầu tiên hướng tới việc cắt giảm chi phí tại khách sạn của bạn.
Để bắt đầu, hãy dành một chút thời gian để ngồi xuống xem xét chi tiết lại chi phí của bạn hàng ngày như thế nào?

Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn Ezibee PMS chính là trợ giúp đắc lực trong việc lập báo cáo chi phí và doanh thu.

Lịch trình bận rộn của việc phục vụ khách và xử lý các hoạt động khác có thể khiến bạn ngạc nhiên về các khoản chi phí phát sinh.

Hãy tạo thói quen phân tích báo cáo chi phí của bạn thường xuyên. Nhận bảng phân tích chi phí hoạt động của bạn và cố gắng phát hiện các chi phí bất hợp lý có thể tiết giảm được. Những chi tiết nhỏ quan trọng rất nhiều khi giúp giảm chi phí khách sạn và vận hành doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn.

2. Đào tạo chéo nhân viên để sử dụng tài nguyên nhân lực tối ưu

Bạn cũng biết như tôi biết rằng việc thuê nhân viên chiếm một phần lớn công sức, thời gian và chi phí của bạn.

Gần 50% chi phí khách sạn của bạn là dành cho việc trả lượng

Điều đó đang được nói, đào tạo chéo nhân viên của bạn cho nhiều vai trò là một ý tưởng tiết kiệm chi phí tốt cho khách sạn của bạn. Bằng cách đó, thay vì đưa những gương mặt mới vào các vai trò mới, bạn sẽ có thể sử dụng nguồn nhân lực hiện có.

Học các kỹ năng mới là đôi bên cùng có lợi cho bạn cũng như các nhân viên của bạn. Họ có thể đạt được một kỹ năng bổ sung sẽ giúp họ về lâu dài. Và bạn sẽ có thể tiết kiệm tiền hơn so với thuê và đào tạo một người mới.

Ví dụ, nhân viên có thể giúp lễ tân trong giờ cao điểm / tháng để quản lý lượng khách đi lại, các yêu cầu và khiếu nại từ khách trong nhà. Tương tự, khi không có nhiều việc gấp, nhân viên lễ tân có thể giúp nhóm Marketing trong việc tiếp thị trên mạng xã hội và tiếp cận với những vị khách có tiềm năng. 

Một lưu ý ở đây mà bạn cần thực hiện ở đây là bạn đừng giao việc quá mức cho nhân viên.  Điều này sẽ dẫn đến mất tinh thần và làm cho chúng không hiệu quả.

Có thể bạn cần: Phần mềm quản lý khách sạn 3 sao

3. Sử dụng công nghệ để cắt giảm chi phí

Ngành công nghiệp khách sạn đang phát triển theo thời gian và thói quen của khách cũng như mong đợi của khách từ các khách sạn.

Tuy nhiên, tôi đã thấy các khách sạn không đầu tư vào công nghệ vì họ sợ không đủ ROI(chỉ số tỷ suất hoàn vốn).  Và một quan niệm sai lầm thông thường xoay quanh việc công nghệ khách sạn là một gánh nặng và một khoản chi phí thường niên

NHƯNG, sử dụng công nghệ mới không có nghĩa là tăng chi phí hoạt động. Thay vào đó, những tiến bộ này có thể giúp cắt giảm chi phí.

Công nghệ có thể giảm chi phí của khách sạn bằng cách tự động hóa các hoạt động.

Công nghệ của khách sạn tất cả trong một (tích hợp) bao gồm phần mềm quản lý khách sạn , công cụ quản lý đặt phòng, hệ thống kết nối smart hotel và  các module phần mềm quản lý tất cả các hoạt động trong khách sạn. Các hệ thống này đảm nhận việc đặt phòng, phân phối hàng tồn kho, nhận phòng và trả phòng, thanh toán, đánh giá trực tuyến, dịch vụ dọn phòng và mọi thứ khác.

Điều này làm giảm nhu cầu về nhân sự phụ trách một số hoạt động và thậm chí tiết kiệm thời gian..

Ngoài ra, người ta nói rằng Internet of Things (IoT) cũng sẽ giúp giảm chi phí khách sạn

4. Triển khai các Kiosk check in tự động

Ngành khách sạn đang phát triển nhanh chóng và nó đã kết hợp hành động tự đặt phòng và tự nhận phòng. Du khách có xu hướng không phải đợi quá lâu để nhận phòng hoặc sử dụng bất kỳ dịch vụ nào tại khách sạn. Họ muốn hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn.

Vì vậy, lắp đặt một Kiosk tự làm thủ tục check in là một cách tuyệt vời để kiểm soát chi phí và thời gian.

Mặc dù ki-ốt không thể thay thế hoàn toàn quầy lễ tân, nhưng nó có thể cắt giảm rất nhiều chi phí nhân công; đặc biệt là những người làm ca đêm là một nguồn lực tốn kém.

Các ki-ốt tự check-in tại khách sạn giúp giảm chi phí nhân công đến một mức độ lớn

Nó cũng có thể giảm sự phụ thuộc vào lao động chân tay vì khách cảm thấy dễ dàng và thuận tiện khi tự nhận phòng. Kiosk check in tự động là một nơi không phức tạp với các lệnh đơn giản và giao diện rõ ràng. Hơn hết, một Kiosk giúp khách có thể tự nhận phòng nhanh chóng.

Vì các khách sạn cuối cùng muốn hướng đến khách hàng nhiều hơn, việc tự nhận phòng có thể sẽ trở thành một tiêu chuẩn của ngành trong những năm tới..

5. Giảm chi phí điện bằng cách chuyển sang chế độ xanh

Việc áp dụng các biện pháp thân thiện với năng lượng có lợi về mặt kinh tế và cũng có lợi cho danh tiếng của khách sạn bạn.

Bạn có thể cắt giảm 20% hóa đơn năng lượng của khách sạn chỉ bằng cách thực hiện các biện pháp sinh thái đơn giản và rẻ tiền.

Sử dụng các thiết bị tiêu thụ nhiều điện hơn và in các giấy tờ không cần thiết không chỉ làm tăng chi phí vận hành mà còn cản trở chiến lược cắt giảm chi phí của bạn.

Tiết kiệm điện như một biện pháp tiết kiệm chi phí tại khách sạn của bạn

Hiện nay, một trong những ý tưởng tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất cho các khách sạn là giảm chi phí điện năng.

Điều này cũng phù hợp với sáng kiến ​​“phát triển năng lượng xanh”, đây là một bước quan trọng hướng tới việc tiết kiệm môi trường. Đây là cách bạn có thể giảm chi phí điện của mình:

• Sử dụng đèn LED: Sử dụng bóng đèn LED có thể hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn so với sử dụng bóng đèn sợi đốt thông thường. Điều này giúp tiết kiệm năng lượng và giảm hóa đơn tiền điện.
• Triển khai cửa sổ thông minh : Cửa sổ tự động điều chỉnh tông màu của chúng suốt cả ngày là điều thông minh nhất để sử dụng. Các cửa sổ này kiểm soát lượng ánh sáng đi qua chúng, điều chỉnh làm mát hoặc sưởi ấm trong phòng theo yêu cầu. Điều này cuối cùng giúp tiết kiệm chi phí điều hòa không khí làm mát phòng.
• Sử dụng các thiết bị có chứng chỉ sao năng lượng : Sử dụng các thiết bị đã được chứng nhận thay vì các thiết bị cũ tiêu thụ nhiều điện hơn. Làm như vậy với một thiết bị sẽ không tạo ra sự khác biệt, nhưng hãy từ từ thay thế tất cả các thiết bị để thấy hóa đơn tiền điện giảm.

Kiểm soát ánh sáng, sử dụng nhiệt độ phòng và nước được tối ưu hóa, giáo dục nhân viên hướng tới việc tiết kiệm năng lượng là một số bước sơ bộ có thể được thực hiện để hướng tới môi trường xanh và cắt giảm chi phí.

Việc kết hợp giải pháp IoT có thể giúp kiểm soát chi phí trong ngành khách sạn bằng cách áp dụng một số kỹ thuật thông minh. Xem thêm : https://ezibee.vn/quan-ly-khach-san-thong-minh-hot.html

6. Tối ưu hóa chi phí tiếp thị của khách sạn

Mỗi chiến dịch tiếp thị cần phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng. Và tham gia vào một chiến dịch tiếp thị mà không biết các sự kiện và số liệu chắc chắn có thể gây lãng phí cho chi phí của bạn.

Chỉ ném tiền mà không biết ROI là một cách không hiệu quả để quảng bá tài sản của bạn.

Thay vào đó, có thể có những cách chi phí thấp để truyền bá nhận thức, chẳng hạn như:

• Nội dung luôn luôn phải được chú trọng và làm mới. Đầu tư vào việc viết nội dung tốt cho cơ sở của bạn.
• Phương tiện truyền thông xã hội là vũ khí tiếp thị kỹ thuật số nên được sử dụng để tiếp cận tối đa khán giả.  Hãy tích cực sử dụng chúng. Nó sẽ để lại trong tâm trí khách hàng một suy nghĩ và khiến họ phải ghé thăm khách sạn của bạn một lần.
• Liên kết với các nhà cung cấp địa phương để chia sẻ / tạo lượt đặt trước
• Bạn cũng có thể chụp những bức ảnh nổi bật về khách sạn của mình và chia sẻ chúng với đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn.

Bạn nên liên tục phân tích kết quả của các chiến lược tiếp thị và quyết định hành động tiếp theo cho phù hợp. Nếu kết quả không như bạn mong đợi, đừng tiếp tục với cách tiếp cận đó và chọn một cách mới. Đó là cách bạn có thể tối ưu hóa chi phí tiếp thị của mình.

7. Thực hành bảo trì định kỳ cho các thiết bị

Bảo trì các hệ thống và cơ sở vật chất như hệ thống ống nước, điện và cơ sở hạ tầng có thể là một việc khá tốn kém. Bảo trì dự phòng liên quan đến việc kiểm tra các hạng mục này để ngăn ngừa sự cố bất ngờ.

Đây là một trong những ý tưởng tiết kiệm chi phí hiệu quả cho các khách sạn.

Phương pháp bảo trì phòng ngừa hiệu quả sẽ tính đến tất cả các chi tiết cụ thể về cơ sở hạ tầng của cơ sở kinh doanh của bạn và lập kế hoạch bảo trì hàng năm theo cách không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách.

Có rất nhiều giải pháp IoT trong ngành khách sạn giúp bạn theo dõi lịch trình bảo trì bằng các thiết bị thông minh.

Ngoài ra, có nhiều ứng dụng khác nhau trên thị trường có thể tự động lập lịch bảo trì cho các thiết bị. Chúng cũng giúp người quản lý ghi lại tất cả các lịch trình để tránh sửa chữa không cần thiết.

Bảo trì và sửa chữa kịp thời và có kế hoạch là hiệu quả về chi phí. Việc thiếu giống nhau có thể dẫn đến chi phí phạt cao làm ảnh hưởng đến ngân sách hoạt động của bạn cũng như trải nghiệm của khách.

Có những hỏng hóc cần sửa chữa ngay lập tức và chi phí không thể cắt giảm ở đây. Nhưng nếu bạn tuân thủ lịch trình bảo trì thường xuyên và kiểm tra thiết bị thường xuyên, sẽ ít có khả năng xảy ra hỏng hóc hoặc sự cố đột ngột hơn.

Do đó, bảo trì phòng ngừa giúp giảm chi phí của khách sạn bằng cách giữ nguyên thiết bị trong thời gian dài hơn.

8. Sử dụng những không gian ít được sử dụng trong khách sạn của bạn

Xem xét mọi ngóc ngách trong khách sạn của bạn để tìm những không gian không được sử dụng thường xuyên.

Lý tưởng nhất là cắt giảm chi phí hoạt động và tạo ra doanh thu đi đôi với nhau.

Sử dụng không gian sử dụng thấp cho mục đích kinh doanh là một cách tốt để kiếm thêm thu nhập. Có thể không nhất thiết phải có một thiết lập vĩnh viễn cho cùng một. Vì vậy, đây là một chiến lược tạo doanh thu cũng như một ý tưởng tiết kiệm chi phí hoàn toàn thực tế cho các khách sạn.

Ví dụ; bạn có thể sử dụng khu vườn của mình cho đám cưới, tiệc tùng hoặc sự kiện. Mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho những khách tham dự các sự kiện này và họ cũng có thể trở thành khách tương lai của bạn.

Nếu bạn có một hội trường; sử dụng nó cho một lớp học yoga hoặc một lớp học khiêu vũ. Bằng cách này, khách cũng sẽ chi thêm một ít tiền trong thời gian lưu trú; do đó tăng doanh thu của bạn.

Một xu hướng sắp tới là sử dụng sảnh khách sạn của bạn làm không gian làm việc, điểm phát sóng xã hội, quán cà phê hoặc bất kỳ không gian linh hoạt nào có thể được sử dụng cho hầu hết mọi thứ.

Việc thiết lập một sảnh như vậy sẽ làm tăng giá trị tài sản của bạn, chưa kể đến thu nhập kiếm được. Có thể có những cách khác để sử dụng những không gian này và quảng bá khách sạn của bạn trong mùa giảm giá. Bạn có thể tìm thấy một số ý tưởng khuyến mãi mùa thấp điểm để sử dụng các kỹ thuật này và tạo doanh thu. 

9. Thương lượng với nhà cung cấp

Đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp của bạn không nhất thiết có nghĩa là đạt được những gì bạn muốn với mức giá rẻ nhất có thể. Đàm phán chỉ được thực hiện khi cả hai bên đều cảm thấy vui vẻ và thoải mái với thỏa thuận. 

Trong khi thiết lập khách sạn của mình, bạn sẽ nhận được những ưu đãi tốt nhất từ ​​các nhà cung cấp và đại lý của mình. Sau đó, khi các hợp đồng gần đến ngày gia hạn và bạn biết các khoản chi phí liên quan, bạn có thể phải cắt giảm nó một chút.

Sẽ là hợp lý nếu bạn yêu cầu giảm giá khi bạn đang gia hạn hợp đồng . Bạn cũng có thể nhận báo giá từ các nhà cung cấp khác để chọn loại tốt nhất về chất lượng và cả chi phí.

Trước khi kết thúc với một nhà cung cấp, hãy biết chi phí tối ưu của những gì bạn đang đầu tư.

Ví dụ; nếu bạn đang đặt hàng mỹ phẩm hoặc các nguồn cung cấp khác với số lượng lớn, bạn có thể muốn tìm một nhà cung cấp giảm giá tốt cho bạn. Hoặc, nếu bạn đang đầu tư vào một phần mềm phức tạp, bạn có thể thương lượng với đại lý để được đào tạo miễn phí như một phần của thỏa thuận