Hiện nay, việc đăng ký càng nhiều các kênh đặt phòng trực tuyến như booking.com, agoda, expedia… là yếu tố sống còn để một khách sạn có lượng khách ổn định, ngay cả khách sạn mới. Vì thế, việc nắm được các quy định chuẩn của việc khai báo một cơ sơ lưu trú trên các trang này là điều cần thiết khi bạn bắt đầu bước chân vào nghành kinh doanh dịch vụ khách sạn.

Khi bạn đã tìm thấy hệ thống đặt phòng trực tuyến mà mình muốn sử dụng, bạn cần thiết lập và điều chỉnh nó cho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Về cơ bản, các thông tin đăng ký của các trang đều tương tự nhau. Vì thế, để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước hướng dẫn cơ bản sau đây:

Đọc thêm: Phần mềm quản lý khách sạn 4 sao

1. Mô tả chi tiết về cơ sở lưu trú của bạn

Nhập tất cả các thông tin giới thiệu chi tiết của khách sạn mà bạn có, vì điều này sẽ tạo ra một yếu tố của sự tin tưởng. Ngoài tên doanh nghiệp, cũng nên mô tả, thêm chi tiết liên hệ và các kênh truyền thông xã hội như facebook, instagrame, kênh youtube, để bạn có thể thu hút nhiều hơn trên mạng và duy trì kết nối với khách hàng của mình.

Đảm bảo rằng tất cả các chi tiết bạn cung cấp là chính xác. Ví dụ: nếu bạn cung cấp dịch vụ tại một địa điểm thực tế, khách sạn của bạn phải dễ tìm theo địa chỉ để tránh khách hàng không tìm được hoặc nghi ngờ về tính xác thực của địa chỉ.

2. Thiết lập chi tiết thời gian biểu hoạt động của khách sạn

Xác định giờ làm việc của khách sạn và thêm các khung giờ cố định các dịch vụ của khách sạn theo lịch trình, chẳng hạn như giờ phục vụ buffet sáng, giờ có thể đặt ăn trưa hoặc thời gian dọn dẹp buồng phòng của khách sạn.

Tạo các dịch vụ bạn cung cấp và đảm bảo rằng chúng có mô tả cụ thể, thời lượng và giá cả.. Ngoài ra, hãy chỉ định nhân viên nào có thể cung cấp các dịch vụ đó và liệu chúng có được cung cấp qua các kênh đặt phòng hay chỉ thông qua đặt trực tiếp.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý nhà nghỉ phổ thông

 3. Tạo thư phản hồi tự động

Thư phản hồi tự động có thể giảm tới 90% số lần nhỡ trả lời khách đặt phòng. Không cần phải gọi điện cho từng khách, tốt hơn là bạn nên dành 10 phút để thiết lập chúng và thử nghiệm cách chúng hoạt động hơn là gia tăng số lần vắng mặt trong cuộc hẹn tốn kém.

Lời nhắc qua SMS có tỷ lệ xem cao hơn email, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn gửi tin nhắn văn bản để bổ sung cho thông báo qua email.

Các dịch vụ khác nhau thường yêu cầu nội dung tin nhắn khác nhau và trong nhiều trường hợp, bạn cần gửi một chuỗi lời nhắc trước các đặt phòng. Thiết lập nhắc nhở về thời gian và dịch vụ cụ thể để tối đa hóa hiệu quả.

4. Tùy chỉnh trang đặt phòng của bạn

Ngày nay, sự hiện diện trên các nên tảng trực tuyến là điều cần thiết. Trang đặt phòng trực tuyến của bạn không chỉ là cửa hàng ảo hoặc gian hàng công nghệ số của bạn, mà nó còn là điểm khác biệt của thương hiệu. Nó giúp bạn khác biệt với những đối thủ chủ quan hoặc ko có kiến thức về nên tảng công nghệ mà không thèm dành 5 phút để thiết kế một trang đặt phòng hấp dẫn để khiến khách hàng của họ phải bị thu hút.

Đảm bảo rằng bạn đã hiển thị logo của mình trên trang đặt phòng và (nếu bạn có tùy chọn) sử dụng ảnh bìa hoặc hình ảnh tưởng tượng khác trên trang. Chỉ sử dụng hình ảnh có độ phân giải cao (đây là một số hình ảnh có sẵn). Hình ảnh chất lượng kém có thể làm cho trang đặt phòng của bạn có vẻ thô sơ, đáng ngờ và không đáng tin cậy.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý resort

Xóa thương hiệu của bất kỳ công ty nào khác khỏi trang đặt phòng của bạn. Để làm được điều này, bạn thường phải nâng cấp hệ thống đặt phòng trực tuyến miễn phí của mình lên gói trả phí.

5. Thiết lập đồng bộ hóa lịch và tích hợp ứng dụng

Nếu bạn quản lý nhiều các đặt phòng trên các công cụ lịch biểu, chẳng hạn như qua Google, iCal, Outlook.com, Office 365 hoặc Exchange, việc thiết lập đồng bộ hóa lịch 2 chiều có thể hữu ích. Điều này sẽ cho phép bạn xem tất cả các lịch đặt phòng của mình ở một nơi và ngăn việc đặt phòng hai lần xảy ra.

Hệ thống đặt phòng trực tuyến có lẽ không phải là ứng dụng duy nhất trong kho lưu trữ công nghệ của bạn và may mắn thay, nó có thể được tích hợp với tất cả các ứng dụng hàng ngày mà bạn sử dụng cho tiếp thị qua email, kế toán, mạng xã hội, website….

6. Kiểm tra lại thông tin đã đăng ký

Trước khi bạn bắt đầu chia sẻ trang đặt phòng mới toanh của mình, hãy đảm bảo rằng nó hoạt động bình thường và cung cấp cho khách hàng trải nghiệm người dùng tốt nhất có thể.

Các điểm chính bạn cần kiểm tra lại sau khi hoàn tất đăng ký :

• Truy cập trang đặt phòng trực tuyến của bạn và thử đặt chỗ.
• Kiểm tra hệ thống nhận đặt phòng của bạn xem booking có được thực hiện hay không.
• Xem tất cả các lời nhắc có được thực hiện đúng không.
• Quản lý đặt phòng: thử thay đổi ngày đặt phòng hoặc hủy đặt phòng.
• Kiểm tra lại phần thanh toán : tài khoản ngân hàng, thông tin tài khoản….

7. Chia sẻ hệ thống đặt phòng trực tuyến của bạn

Tăng khả năng hiển thị trực tuyến bằng cách chia sẻ tùy chọn đặt phòng trực tuyến với khách hàng hiện tại và tiềm năng của bạn. Bạn có thể làm điều này thông qua trang web của riêng mình, các chiến dịch email, các kênh mạng xã hội, phương tiện truyền thông xã hội và thậm chí trên namecard hoặc chữ ký email của bạn.

Tìm kiếm nhiều nhất:  phần mềm quản lý khách sạn