1. Tạo Đặt Phòng

Diễn tả: Tạo đặt phòng khi có khách đến.

Thao tác: Bấp đúp chuột trái vào phòng có khách đến.

- Hệ thống sẽ đưa ra bảng thông tin đặt phòng cho khách

- Tiếp theo ta tiến hành khai báo các thông tin cần thiết như sau:

+ Thông tin phòng: Thông tin số phòng, mã, trạng thái, nhân viên hỗ trợ và ngày tạo.

+ Ngày giờ nhận phòng: Ngày giờ đến của khách được hệ thống lấy mặc định theo khung giờ chuẩn quốc tế tại thời điểm tạo đặt phòng và sẽ không chỉnh sửa được.

+ Ngày giờ trả phòng:

• Nếu như là khách nghỉ giờ thì không cần thay đổi thông tin ngày đi. Hệ thống sẽ tự động tính tiền theo thời gian thực khi khách trả phòng.

• Nếu như là khách nghỉ ngày đêm thì thay đổi ngày đi theo đúng ngày của khách yêu cầu.

Nếu không muốn thay đổi ngày đi thì cứ hết một ngày hệ thống cũng vẫn sẽ tự động tính tiền phòng cho khách.

+ Thông tin khách (CMND, Tên khách, Số khách): Nhập tên của khách nếu cần

+ Ghi chú: Ghi lại thông tin đặc biệt nào khác nếu cần ghi nhớ.

+ Thẻ từ: Nếu khách hàng có sử dụng hệ thống khóa thẻ từ khách sạn, tích chọn tạo thẻ để     tạo thẻ luôn khi check in cho khách vào.

- Sau khi khai báo các thông tin xong ta bấm nút “Cập nhật “ để hoàn thành việc đặt phòng cho khách. Nếu phần mềm được tích hợp với hệ thống quản lý điênk Ezibee thì đồng thời hệ thống điện trên phòng cũng sẽ được kích hoạt ngay lập tức.

- Phòng vừa được tạo sẽ hiển thị ra ngoài sơ đồ phòng. Ta có thể nhìn thấy được thông tin rất cụ thể về phòng ngay trên sơ đồ như: Ngày giờ vào, tổng thời gian đã ở, tổng số tiền khách đã sử dụng. Việc hiển thị trực quan này sẽ giúp cho lễ tân nắm được toàn bộ thông tin về phòng khách ở nhanh nhất.

- Khi được tích hợp với hệ thống quản lý điện Ezibee điện trong phòng sẽ được kích hoạt và sẽ có biểu tượng bóng đèn bật sáng thể hiện phòng đang có điện.

- Khi được tích hợp với hệ thống khóa thẻ từ Ezibee thì sau khi cập nhật đặt phòng xong hệ thống sẽ tự động ghi thông tin của khách lên thẻ mở cửa và thẻ mở cửa sẽ có tác dụng mở cửa phòng cho khách.

2. Chỉnh Sửa Đặt Phòng

Diễn tả: Chỉnh sửa thông tin đặt phòng cho khách.

Thao tác: Bấp đúp chuột trái vào phòng cần chỉnh sửa.

- Hệ thống sẽ đưa ra bảng thông tin đặt phòng cho khách

- Nhập nội dung thông tin cần chỉnh sửa: thông tin, ngày đi, ghi chú... rồi bấm phím “Cập nhật” để hoàn tất việc chỉnh sửa đặt phòng.